Внедрение управленческого учёта: отчёты для собственника

Собственник небольшой или средней компании часто знает выручку, но не знает прибыль. Бухгалтерия сдаёт отчёты вовремя, однако эти отчёты построены по правилам налогового и бухгалтерского учёта и отвечают на вопросы государства. Управленческий учёт отвечает на вопросы владельца: сколько мы заработали, куда ушли деньги, какое направление приносит прибыль, а какое её съедает.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учёт ведётся по обязательным правилам, его формы и сроки определены законом. Управленческий учёт компания строит для себя: сама выбирает статьи, разрезы, периодичность. В нём можно учитывать операции, которые не отражаются в бухгалтерии, видеть результаты по направлениям, филиалам, менеджерам и проектам, оценивать запасы по текущим закупочным ценам.

При этом источник данных во многом общий: продажи, закупки, оплаты, зарплата. Задача внедрения — не вести учёт дважды, а получать управленческую картину из тех же первичных операций с дополнительной аналитикой.

Три главных отчёта

• Отчёт о движении денег: сколько поступило и ушло, по каким статьям, сколько осталось на счетах и в кассе
• Отчёт о прибылях и убытках: выручка, себестоимость, расходы и прибыль за период по методу начисления
• Управленческий баланс: что у компании есть (деньги, товары, оборудование, долги клиентов) и что она должна

Отчёт о движении денег показывает, хватит ли средств на платежи. Отчёт о прибылях и убытках — зарабатывает ли бизнес. Баланс — куда вложены деньги и не растут ли долги. Только вместе они дают полную картину.

Статьи и аналитики

Перед автоматизацией нужно договориться о структуре: какие статьи доходов и расходов, какие направления бизнеса, какие подразделения или точки. Статей должно быть столько, сколько нужно для решений. Если собственнику не важна разница между канцелярией и хозяйственными товарами, это одна статья.

Каждой статье нужны правила: какие операции на неё относятся и кто отвечает за правильную разноску. Без правил одинаковые расходы разные сотрудники отнесут на разные статьи.

Источники данных

Банковские выписки, касса, учётная система, CRM, зарплатная программа, маркетплейсы. Чем больше данных поступает автоматически, тем меньше ошибок и тем быстрее готовы отчёты. Ручной ввод стоит оставить только для операций, которых нет ни в одной системе.

Где вести

Небольшой компании подойдёт специализированный сервис управленческого учёта, который загружает банковские выписки и разносит их по правилам. Компаниям, которые уже ведут учёт в 1С или ERP, логичнее настроить управленческие отчёты в той же системе. Для сводной аналитики из нескольких источников используют BI-системы.

Порядок внедрения

1. Определить, какие решения собственник хочет принимать на основе отчётов
2. Составить структуру статей, направлений и подразделений
3. Описать правила разноски и назначить ответственных
4. Подключить источники данных и настроить загрузку
5. Собрать первые отчёты за прошедший месяц и сверить с ощущениями собственника
6. Ввести регулярный цикл: еженедельный отчёт о деньгах, ежемесячный о прибыли

Частые проблемы

Учёт строят сложнее, чем нужно, и через месяц его перестают вести. Нет человека, который отвечает за качество данных. Отчёты готовятся к середине следующего месяца, когда решения уже поздно принимать. Собственник смотрит только выручку и игнорирует отчёт о прибылях, потому что не доверяет цифрам.

Как понять, что учёт заработал

Отчёт за месяц готов в первые дни следующего месяца. Цифры совпадают с остатками на счетах и складах. Собственник принимает решения по отчётам: сокращает убыточное направление, пересматривает цены, переносит платежи. Если отчёты есть, а решения по-прежнему принимаются по ощущениям, внедрение не закончено.