Администрирование 1С: пользователи, права и резервные копии

Администрирование 1С — регулярная работа, благодаря которой база доступна, данные защищены, а пользователи видят только то, что им положено. В небольших компаниях её часто делает бухгалтер или приходящий программист, в крупных — отдельный специалист. Важно не кто, а чтобы задачи выполнялись по расписанию.

Пользователи и права

Каждый сотрудник работает под своей учётной записью. Общий логин «Бухгалтер» на троих лишает вас возможности понять, кто изменил документ. В типовых конфигурациях права выдаются через группы доступа и профили: «Кладовщик», «Менеджер», «Главный бухгалтер».

Правила, которые стоит соблюдать:

• Выдавать права по должности, а не «полные, чтобы не мешали»
• Отключать учётные записи уволенных сотрудников в день увольнения
• Ограничивать доступ к закрытым периодам и удалению документов
• Раз в квартал проверять список пользователей и их роли

Резервное копирование

Для файловой базы копия — это файл базы или выгрузка в формате .dt. Для серверной — резервные копии средствами СУБД, которые можно делать без остановки работы. Выгрузку .dt делают перед обновлениями и крупными изменениями.

Важно не только делать копии, но и проверять их: раз в месяц разворачивайте копию на тестовом месте и убеждайтесь, что база открывается. Храните копии в другом месте, чем рабочая база.

Обновления

Администратор следит за выходом релизов, обновляет копию, проверяет и затем рабочую базу. Версия платформы на сервере и клиентах должна совпадать.

Производительность

Признаки проблем: долгое проведение документов, зависания при формировании отчётов, блокировки, когда два пользователя не могут работать одновременно. Причины бывают разные: слабый сервер, неоптимальные запросы в доработках, раздутые регистры, отсутствие регламентных операций в СУБД. Администратор собирает факты — когда, у кого, в какой операции — и передаёт программисту.

Сервер и лицензии

Для клиент-серверного варианта нужно следить за кластером 1С: рабочие процессы, сеансы, зависшие соединения. Лицензии должны покрывать число одновременных пользователей. При нехватке лицензий люди не могут войти в базу.

Регламентные задания

В базе работают фоновые задачи: обмены, загрузка курсов, отправка почты, обновление индексов. Если задание падает с ошибкой, данные тихо перестают обновляться. Раз в неделю смотрите журнал регистрации и состояние регламентных заданий.

Чек-лист администратора

Ежедневно:

• Резервная копия выполнена
• Обмены и регламентные задания без ошибок

Еженедельно:

• Журнал регистрации: ошибки, необычные удаления
• Свободное место на дисках сервера

Ежемесячно:

• Проверка восстановления из копии
• Ревизия пользователей и прав
• Установка обновлений после проверки на копии

Документирование

Запишите, где лежит база, где хранятся копии, какие пароли у администратора и кому они доступны, какие доработки и расширения установлены. При смене специалиста эта страница сэкономит дни.

Типичные ошибки в небольших компаниях

• Пароль администратора знает только уволившийся программист
• Копии делаются на тот же диск, где лежит база, и пропадают вместе с ним
• Все пользователи работают с полными правами, потому что так «удобнее»
• Обмен с сайтом или банком сломался месяц назад, и никто не заметил
• База открыта по сети без ограничений, и к ней может подключиться кто угодно из офиса

Каждую из этих ситуаций несложно исправить, если вовремя о ней узнать. Поэтому полезно раз в полгода проводить короткий аудит: кто имеет доступ, где копии, работают ли обмены, какие версии стоят.