Тендер на разработку сайта: как составить и сравнить предложения

Тендер на разработку сайта — процедура выбора подрядчика, когда компания рассылает одинаковое задание нескольким исполнителям и сравнивает их предложения. Его проводят крупные компании, государственные организации, а также бизнес, который хочет принять решение не по знакомству, а по критериям. Главная проблема тендеров — несопоставимые ответы, которые невозможно сравнить.

Что подготовить до объявления

Описание задачи

Цели сайта, аудитория, основные разделы и функции, интеграции, языковые версии, требования к срокам. Чем точнее описание, тем ближе друг к другу будут предложения.

Техническое задание или бриф

Полное ТЗ подходит, если вы уже знаете, что нужно. Если нет — подготовьте подробный бриф и попросите участников предложить решение. Во втором случае сравнивать сложнее, зато можно увидеть разные подходы.

Условия

• Формат предложения и обязательные разделы
• Сроки подачи и порядок вопросов
• Требования к опыту и составу команды
• Порядок оплаты и приёмки
• Требования к правам на код и дизайн
• Условия поддержки после запуска

Обязательные разделы предложения

Попросите всех участников ответить по одной структуре:

1. Понимание задачи своими словами
2. Предлагаемая платформа и обоснование
3. Состав работ по этапам
4. Сроки каждого этапа
5. Состав команды и роли
6. Похожие проекты в портфолио
7. Условия гарантии и поддержки
8. Что не входит в предложение

Последний пункт часто важнее остальных: так выясняется, что в одном предложении нет текстов, а в другом — мобильной версии.

Критерии оценки

Определите веса критериев до получения предложений, чтобы не подгонять оценку под понравившегося исполнителя:

• Соответствие предложения задаче
• Релевантный опыт и качество портфолио
• Состав команды и процессы
• Сроки и реалистичность плана
• Условия поддержки и передачи прав
• Стоимость

Если стоимость весит больше всего остального вместе, вы рискуете выбрать того, кто недооценил объём.

Вопросы участников

Публикуйте ответы на вопросы для всех участников, а не только для спросившего. Это делает условия равными и часто выявляет пробелы в ТЗ, которые полезно закрыть до сравнения.

Защита предложений

Пригласите двух-трёх финалистов на встречу. Попросите показать работающие проекты, рассказать, как они решали похожие задачи, и кто конкретно будет работать над вашим сайтом. Обратите внимание, задают ли они вопросы о бизнесе.

Типичные ловушки

• Заниженная оценка, которая потом растёт через «дополнительные работы»
• Портфолио, сделанное другими людьми, которые уже не работают в компании
• Предложение без описания этапов и приёмки
• Обещание сроков, нереальных для объёма
• Домен и хостинг на исполнителе

Договор с победителем

ТЗ и предложение победителя становятся приложениями к договору. Пропишите порядок изменений объёма, этапы и приёмку, передачу прав и доступов, гарантийный срок. Хорошо проведённый тендер заканчивается не выбором самого дешёвого, а договором, в котором обе стороны одинаково понимают, что будет сделано.

Шаблон таблицы сравнения

Заполняйте таблицу несколькими сотрудниками независимо друг от друга, а затем сравнивайте оценки. Большие расхождения — повод обсудить, кто что увидел в предложениях.

После выбора

Сообщите результат всем участникам и поблагодарите за работу: рынок небольшой, и с проигравшими исполнителями вы можете встретиться в следующем проекте.