Смарт-процессы Битрикс24: свои сущности под процессы компании

Стандартная CRM Битрикс24 содержит лиды, сделки, контакты, компании, счета и предложения. Но у компании есть и другие процессы: договоры, заявки на закупку, рекламации, проекты, заявки на ремонт, кандидаты на вакансию. Раньше их приходилось вести как сделки в отдельной воронке, смешивая с продажами. Смарт-процессы позволяют создать собственную сущность с нужными полями, стадиями и автоматизацией.

Что такое смарт-процесс

Это пользовательский тип элемента CRM, который вы создаёте сами. У него есть:

• Название и набор полей под задачу
• Стадии, по которым движутся элементы, в виде канбана или списка
• Несколько воронок при необходимости
• Роботы и триггеры, как у сделок
• Связи с другими сущностями: сделками, контактами, компаниями, другими смарт-процессами
• Права доступа
• Карточка с историей, комментариями, задачами

По сути, это конструктор, позволяющий собрать мини-систему внутри Битрикс24 без программирования.

Пример: договоры

Смарт-процесс «Договоры» со стадиями: «Черновик», «На проверке у юриста», «На подписании у клиента», «Подписан», «Действует», «Истекает», «Закрыт». Поля: номер, дата, сумма, срок действия, файл. Связь с компанией и сделкой. Робот за месяц до окончания срока ставит задачу менеджеру обсудить продление. Юрист видит только свою очередь договоров, не заходя в продажи.

Пример: заявки на закупку

Сотрудник создаёт заявку с перечнем, количеством и обоснованием. Стадии: «Новая», «Согласование руководителем», «Согласование финансами», «Поиск поставщика», «Заказано», «Получено». Роботы отправляют задания согласующим и уведомляют инициатора. Если заявка связана со сделкой, менеджер видит статус закупки для своего клиента.

Пример: рекламации

Жалобы клиентов на качество ведутся в отдельном смарт-процессе со стадиями разбора: регистрация, проверка, решение, исполнение, закрыт. Связь с контактом и исходной сделкой позволяет видеть историю. Отчёт по рекламациям показывает, какие продукты и поставщики создают больше проблем.

Связи между сущностями

Смарт-процесс можно связать с другими элементами CRM: в карточке сделки появится вкладка со связанными договорами, в карточке компании — список рекламаций. Можно создавать связанный элемент из карточки: например, из сделки на стадии «Выиграна» роботом создавать элемент проекта.

Автоматизация

На стадиях смарт-процесса работают роботы и триггеры: задачи, уведомления, изменение полей, создание документов, вебхуки. Для сложной логики с ветвлениями подключаются бизнес-процессы. Это делает смарт-процессы удобной основой для внутренних процессов, которые раньше строились только на списках и бизнес-процессах.

Как проектировать

1. Опишите процесс: участники, стадии, решения, документы
2. Определите поля: только те, что реально нужны
3. Решите, с какими сущностями нужна связь
4. Настройте права: кто создаёт, кто видит, кто меняет стадии
5. Добавьте роботов для рутинных действий
6. Проверьте на нескольких реальных элементах

Ограничения

Смарт-процессы — инструмент настройки, а не разработки. Сложные расчёты, нестандартные интерфейсы и интеграции требуют приложений или доработок через REST API. Доступность функций и количество смарт-процессов могут зависеть от тарифа — уточните для своего портала.

Типичные ошибки

Создавать смарт-процесс там, где хватит отдельной воронки сделок. Делать десятки полей «на всякий случай». Не настраивать права, из-за чего все видят всё. Создавать много смарт-процессов без описания, и через год никто не помнит, зачем они нужны.

Если нужно перенести внутренние процессы компании в смарт-процессы Битрикс24, напишите — спроектируем и настроим.