CRM в логистике: заявки, перевозчики и статусы грузов

Логистическая или экспедиторская компания работает на стыке двух рынков: с одной стороны клиенты, которым нужно перевезти груз, с другой — перевозчики и водители. CRM в логистике должна вести обе стороны и при этом показывать, где сейчас каждый груз. Обычная воронка продаж «заявка — счёт — оплата» здесь не работает: самое важное начинается после того, как клиент согласился.

Две воронки вместо одной

Первая воронка — продажи: запрос ставки, расчёт, коммерческое предложение, согласование, договор. Вторая — исполнение: поиск машины, подача под загрузку, в пути, таможня, доставлено, документы получены, оплачено. Разделение помогает менеджерам по продажам не тонуть в операционке, а логистам — видеть только то, что требует их действий.

Карточка заявки на перевозку

• Маршрут: пункт загрузки и выгрузки, промежуточные точки
• Характер груза: вес, объём, тип упаковки, температурный режим
• Даты готовности груза и желаемой доставки
• Тип транспорта: тент, рефрижератор, контейнер, авиа, ж/д
• Условия оплаты и требуемые документы

Чем полнее заявка на входе, тем меньше уточняющих звонков. Удобно сделать форму запроса на сайте или в Telegram-боте с теми же полями, чтобы клиент сразу давал нужную информацию.

База перевозчиков

Отдельный справочник: компании и частные водители, их транспорт, направления, с которыми они работают, документы, история рейсов, замечания по качеству. Когда приходит заявка на конкретное направление, логист фильтрует базу и рассылает запрос подходящим перевозчикам, а не обзванивает всех по памяти.

Статусы для клиента

Клиента больше всего волнует, где его груз. Если каждое изменение статуса в CRM автоматически отправляет ему сообщение в Telegram или на почту, звонков с вопросом «ну что там» становится заметно меньше. Для крупных клиентов полезен личный кабинет или регулярный отчёт по всем активным перевозкам.

Документы

Логистика производит много бумаг: договоры-заявки, накладные, акты, счета, документы для таможни. Шаблоны с автоподстановкой данных из сделки экономят время, а хранение сканов в карточке перевозки избавляет от поиска по почте, когда клиент через месяц просит копию.

Деньги и дебиторка

Экспедитор часто платит перевозчику раньше, чем получает оплату от клиента. CRM, связанная с учётной системой, показывает по каждой перевозке, сколько получено от клиента и сколько выплачено перевозчику. Это позволяет видеть маржу по рейсу и вовремя замечать клиентов, у которых растёт задолженность.

Типичные проблемы при внедрении

Логисты привыкли работать в мессенджерах и таблицах, где всё быстро. Если в CRM для смены статуса нужно пять кликов, они вернутся в чаты. Поэтому важны быстрые действия: смена статуса одной кнопкой, шаблоны сообщений, мобильное приложение. Ещё одна проблема — перевозчики, которые не пользуются никакими системами: статус от них приходит голосовым сообщением, и логист должен перенести его в CRM, иначе клиент не узнает об изменении.

С чего начать

Начните с единого учёта заявок и статусов исполнения — это даёт прозрачность уже в первые недели. Затем добавьте базу перевозчиков и документы, а интеграцию с учётом подключайте, когда данные в CRM станут аккуратными.

Отчёты для руководителя логистики

Руководителю важно видеть не только количество заявок, но и то, как компания их исполняет. Полезные отчёты: заявки по направлениям и типам транспорта, доля запросов, которые превратились в перевозки, среднее время поиска машины, перевозки с задержкой и их причины, маржа по клиентам и маршрутам. Отдельно стоит смотреть на перевозчиков: кто чаще срывает подачу, у кого больше претензий по сохранности груза. Эти данные помогают решать, с кем работать на постоянной основе, а от кого отказаться, и на каких направлениях компания зарабатывает, а где возит почти в ноль.

Если логистической компании нужна CRM под связку клиентов и перевозчиков, напишите нам — обсудим схему.