Складской учёт в Битрикс24: возможности и ограничения

В Битрикс24 есть складской учёт в CRM: можно завести склады, оформлять поступление, перемещение и списание товаров, видеть остатки и резервировать товары под сделки. Для небольших компаний это шанс вести продажи и склад в одной системе без отдельной учётной программы. Но возможности модуля ограничены, и важно понимать, для каких задач его достаточно.

Что умеет модуль

• Справочник складов
• Торговый каталог с товарами, вариациями, единицами измерения
• Документы: приход, перемещение между складами, списание, оприходование
• Остатки по складам в реальном времени
• Резервирование товара при добавлении в сделку
• Списание при отгрузке по сделке
• Себестоимость по закупочным ценам в документах прихода
• Отчёты по остаткам и движению

Как это выглядит в работе

Кладовщик оформляет приход от поставщика: выбирает склад, товары, количество, закупочную цену. Менеджер добавляет товары в сделку и видит остатки, товар резервируется. При отгрузке создаётся документ, остаток уменьшается. Если товар нужно переместить на другой склад или точку, оформляется перемещение.

Для кого достаточно

Небольшие торговые компании и интернет-магазины с несложным ассортиментом. Сервисные компании, которым нужно учитывать запчасти и расходники. Компании, которые продают со склада и хотят, чтобы менеджеры видели реальные остатки, а не спрашивали у кладовщика. Бизнес, где бухгалтерский учёт ведёт внешний бухгалтер в своей программе, а внутренний товарный учёт нужен для оперативной работы.

Ограничения

Модуль не заменяет полноценную учётную систему. В нём нет бухгалтерского учёта и налоговой отчётности, сложных механизмов себестоимости, производственного учёта, учёта по партиям и срокам годности в той степени, как в специализированных программах, адресного хранения и складской логистики. Набор документов и отчётов проще, чем в учётных и складских системах. Конкретные возможности развиваются, поэтому проверяйте актуальное состояние для вашего портала и тарифа.

Когда нужна учётная система

Большой ассортимент и несколько складов с активным движением. Требуется бухгалтерский и налоговый учёт по законодательству Узбекистана. Производство, комплектация, сложная себестоимость. Маркировка товаров и партионный учёт. Работа с электронными счетами-фактурами. В этих случаях склад ведётся в учётной системе, например в 1С, а в Битрикс24 передаются каталог и остатки.

Не вести склад в двух местах

Самая частая ошибка — вести остатки и в Битрикс24, и в учётной программе. Через месяц цифры расходятся, и никто не знает, где правда. Решите, какая система главная для склада, и выключите складской учёт в другой или используйте её только для отображения остатков из главной системы.

Как внедрить

1. Наведите порядок в справочнике товаров: названия, артикулы, единицы
2. Заведите склады
3. Проведите инвентаризацию и оприходуйте начальные остатки
4. Обучите кладовщиков оформлять документы
5. Включите резервирование в сделках
6. Регулярно сверяйте остатки с фактом

Пример

Магазин сантехники с одним складом и шоурумом ведёт в Битрикс24 каталог, приход от поставщиков и перемещения между складом и шоурумом. Менеджеры видят остатки и резервируют товар под заказ клиента. Бухгалтерию ведёт внешний бухгалтер в своей программе на основе выгрузки продаж и закупок. Пока ассортимент умещается в несколько сотен позиций, этой схемы достаточно.

Когда ассортимент вырастет или появится второй склад, схему можно будет пересмотреть: перенести товарный учёт в учётную систему и оставить в Битрикс24 только отображение остатков. Справочник товаров, приведённый в порядок на старте, сильно облегчит такой переход.

Если хотите понять, хватит ли вам склада в Битрикс24 или нужна связка с учётной системой, оставьте заявку — разберём.