Роботы и триггеры в Битрикс24: автоматизация воронки продаж

Роботы и триггеры — инструменты автоматизации CRM в Битрикс24, которые настраиваются прямо на стадиях воронки, без программирования. Роботы выполняют действия, когда сделка попадает на стадию. Триггеры следят за событиями и переводят сделку на нужную стадию. Вместе они позволяют закрепить процесс продаж так, чтобы рутина выполнялась автоматически.

Роботы

Робот — действие, которое выполняется при попадании элемента CRM на стадию. Примеры действий:

• Поставить задачу сотруднику
• Отправить письмо или сообщение клиенту
• Отправить уведомление сотруднику
• Изменить поле или ответственного
• Создать документ по шаблону
• Создать счёт или коммерческое предложение
• Отправить данные во внешний сервис через вебхук
• Запустить бизнес-процесс

Роботы бывают для лидов, сделок, счетов, смарт-процессов и других сущностей CRM.

Условия и задержки

Робот можно выполнить сразу, через заданное время или в определённый момент. Можно добавить условия: выполнять только если сумма сделки больше определённой, источник — сайт или поле заполнено. Это позволяет строить разные сценарии для разных клиентов в одной воронке.

Триггеры

Триггер переводит сделку на стадию при наступлении события:

• Клиент позвонил или написал в открытую линию
• Заполнена CRM-форма
• Оплачен счёт
• Клиент открыл письмо
• Изменилось поле
• Поступило событие из внешнего приложения

Например, когда счёт оплачен, сделка сама переходит на стадию «Оплачено», и на этой стадии роботы отправляют клиенту благодарность и создают задачу на отгрузку.

Сценарий для новой заявки

Стадия «Новая». Робот сразу: сообщение клиенту о получении заявки. Робот: задача ответственному связаться с клиентом с коротким сроком. Робот с задержкой: если сделка ещё на этой стадии через заданное время, уведомление руководителю. Триггер: когда клиент отвечает в открытой линии, сделка переходит на стадию «В работе».

Сценарий для предложения

Стадия «Предложение отправлено». Робот: создать коммерческое предложение по шаблону и отправить клиенту. Робот с задержкой: через день задача уточнить, получено ли предложение. Триггер: если клиент открыл письмо, уведомить менеджера, чтобы позвонить в удачный момент.

Сценарий для оплаты

Стадия «Счёт выставлен». Робот: создать счёт и отправить клиенту. Робот с задержкой: напоминание клиенту об оплате через несколько дней. Триггер: при оплате счёта — перевод на стадию «Оплачено». На стадии «Оплачено»: задача на отгрузку, уведомление бухгалтеру.

Ошибки

Слишком много сообщений клиенту. Каждый робот кажется полезным, а вместе они создают поток уведомлений.

Отсутствие условий. Сценарий для новых клиентов срабатывает для постоянных.

Зацикливание. Триггер переводит сделку на стадию, робот которой меняет поле, которое снова запускает триггер.

Нет документации. Через полгода никто не помнит, почему сделка сама меняет ответственного.

Как настраивать

Начинайте с двух-трёх роботов на ключевых стадиях. Тестируйте на сделке со своими контактами. Добавляйте новые роботы по мере необходимости. Записывайте, что и зачем настроено. Если логика становится сложной, с ветвлениями и согласованиями, переходите к бизнес-процессам.

Ещё один совет — договоритесь о единых правилах именования: в названии задачи, созданной роботом, указывайте, что она автоматическая и к какой стадии относится. Сотрудникам проще понять, откуда она взялась, а администратору — найти источник, если задача пришла не по делу.

Если хотите автоматизировать воронку в Битрикс24 роботами и триггерами, напишите — настроим сценарии под ваш процесс.