Права доступа в Битрикс24: кто что видит и может менять

Права доступа в Битрикс24 определяют, какие данные видит сотрудник и что может с ними делать. Неправильная настройка приводит к двум крайностям: либо все видят всё, включая возможность выгрузить базу клиентов, либо сотрудники не могут выполнять работу и просят администратора открыть доступ. Правильная настройка строится на ролях и принципе минимально необходимого доступа.

Роли в CRM

Права в CRM назначаются через роли. Роль — набор разрешений для каждой сущности: лидов, сделок, контактов, компаний, счетов, смарт-процессов. Роль присваивается сотрудникам или отделам. Типичные роли:

• Менеджер — свои сделки и клиенты
• Руководитель отдела — все элементы своего отдела
• Директор — всё
• Бухгалтер — счета и реквизиты, без права менять сделки
• Маркетолог — просмотр для аналитики, без доступа к контактным данным при необходимости

Уровни доступа

Для каждого действия — чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт — можно выбрать уровень:

• Нет доступа
• Только свои элементы
• Свои и своего отдела
• Свои, своего отдела и подотделов
• Все открытые элементы
• Все

Например, менеджер может читать и изменять свои сделки, но не удалять их и не экспортировать.

Права на стадии и воронки

Можно ограничить, кто может переводить сделки на определённые стадии и работать в определённых воронках. Например, стадию «Оплачено» ставит только бухгалтер или автоматика по факту оплаты, а воронку крупных клиентов видят только ключевые менеджеры. Это защищает отчёты от ошибок и случайных действий.

Экспорт и удаление

Самые чувствительные права. Экспорт базы клиентов — путь утечки при уходе сотрудника. Удаление — путь потери истории. Рекомендация: экспорт только у руководителей и администраторов, удаление — только у администратора. Вместо удаления сделки закрываются с причиной.

Задачи и проекты

Задачи видят их участники: постановщик, ответственный, соисполнители, наблюдатели. Руководители видят задачи подчинённых в соответствии со структурой компании. Доступ к проектам определяется составом участников и настройками видимости проекта. Поддерживайте структуру компании в портале актуальной — от неё зависят права руководителей.

Диск и документы

Файлы в общих папках, на дисках проектов и в личных папках имеют свои права. Договоры, кадровые документы и финансовые отчёты храните в папках с ограниченным доступом. Проверьте публичные ссылки на файлы: их легко создать и забыть, а документ при этом доступен любому, у кого есть ссылка.

Администраторы

Права администратора портала дают полный доступ ко всему, включая настройки и данные. Их должно быть немного — обычно один-два человека. Для настройки CRM можно дать отдельные права без полного администрирования портала. Подрядчикам давайте временный доступ и отзывайте после завершения работ.

Пример схемы для отдела продаж

Менеджеры: чтение и изменение своих лидов, сделок, контактов, без экспорта и удаления. Руководитель отдела: доступ ко всем элементам отдела, экспорт отчётов. Бухгалтерия: чтение сделок на финальных стадиях, работа со счетами. Директор: полный доступ к CRM без прав администратора портала. Администратор: настройки, удаление, восстановление.

Проверка и пересмотр

После настройки зайдите под тестовым пользователем каждой роли и проверьте, что он видит и может делать. При изменении структуры, приёме и увольнении сотрудников пересматривайте назначение ролей. Раз в полгода проводите ревизию: кому выданы права администратора, кто может экспортировать базу, какие публичные ссылки существуют.

Если нужно настроить права доступа в Битрикс24 под структуру вашей компании, оставьте заявку — поможем.