Экстранет в Битрикс24: как работать с клиентами и подрядчиками в одном портале

Проекты редко делаются силами одной компании. Подрядчик пишет код, дизайнер рисует макеты, клиент согласует этапы, поставщик уточняет детали заказа. Если всё это идёт через почту и мессенджеры, информация расползается. В Битрикс24 есть механизм экстранета: внешние пользователи работают в портале, но видят только то, что им разрешено.

Что такое экстранет

Экстранет — часть портала для людей вне компании. Внешний пользователь приглашается в конкретную группу или проект и видит только её: задачи, обсуждения, файлы, календарь этой группы. Он не видит структуру компании, других сотрудников вне группы, CRM, внутренние новости и чужие проекты.

Для компании это способ держать совместную работу в одном месте и при этом не открывать посторонним внутреннюю кухню.

Кого приглашают в экстранет

• Подрядчиков по разработке, дизайну, строительству
• Клиентов в долгих проектах, где нужны согласования
• Поставщиков для обсуждения сложных заказов
• Фрилансеров, работающих с отделом маркетинга
• Партнёров по совместным проектам

Как пригласить внешнего пользователя

1. Создайте группу или проект для совместной работы и отметьте, что она доступна для внешних участников
2. В группе выберите приглашение участника и укажите его адрес электронной почты
3. Пользователь получает письмо и регистрируется по ссылке
4. После входа он видит только эту группу

Если нужно, один и тот же внешний пользователь может участвовать в нескольких группах — например, подрядчик работает над двумя проектами. Каждую группу открывают ему отдельно.

Доступность экстранета и количество внешних пользователей зависят от тарифа и типа портала. Перед планированием проверьте условия своей редакции в описании тарифов.

Что внешний пользователь может делать

• Получать и выполнять задачи, комментировать, прикладывать файлы
• Ставить задачи участникам группы, если разрешено
• Участвовать в обсуждениях группы
• Работать с файлами на диске группы
• Видеть события календаря группы

Права внутри группы настраиваются: кому можно приглашать других, ставить задачи, удалять файлы. Для клиентов обычно достаточно права смотреть, комментировать и согласовывать.

Пример: проект с подрядчиком

Компания заказывает разработку мобильного приложения. Создаётся проект, в него приглашаются менеджер подрядчика и его разработчики. Задачи по этапам с крайними сроками, обсуждения требований, макеты и сборки на диске группы. Менеджер со стороны заказчика видит прогресс без еженедельных созвонов-отчётов, а при смене людей у подрядчика история проекта никуда не пропадает.

Безопасность

• Никогда не давайте внешнему пользователю роль сотрудника компании
• Перед загрузкой файлов в группу проверьте, нет ли в них внутренней информации
• Не обсуждайте в группе с внешними участниками внутренние вопросы — создайте для этого отдельную закрытую группу
• По окончании проекта отключайте доступ или архивируйте группу
• Ведите список внешних пользователей и раз в квартал проверяйте, кто ещё нужен

Экстранет и CRM

Клиенты в экстранете — это не замена CRM. В CRM хранится история продаж, сделки и коммерческие условия, в экстранете — совместная работа по проекту. Удобно указывать в карточке клиента в CRM ссылку на проект, а в описании проекта — ответственного менеджера.

Для клиентов, которым нужно только видеть статус заказа или скачать документы, экстранет может оказаться избыточным. В этом случае проще дать им личный кабинет на сайте или Telegram-бота, связанного с CRM. Экстранет хорош там, где идёт живая совместная работа: задачи, обсуждения, согласования файлов.

Частые ошибки

Создавать одну общую группу для всех подрядчиков — они видят работу друг друга. Не удалять доступ уволившимся сотрудникам подрядчика. Приглашать клиента в рабочую группу команды, где обсуждаются внутренние проблемы. Если хотите организовать работу с подрядчиками в Битрикс24, напишите — поможем с настройкой групп и прав.