Номенклатура в 1С: как навести порядок в справочнике товаров

Номенклатура в 1С — справочник всего, что компания покупает, продаёт и производит: товары, материалы, услуги, комплекты. Почти любой документ в учёте ссылается на неё. Если справочник в беспорядке, это видно сразу: один и тот же товар заведён трижды, остатки разбросаны по дублям, менеджер не может найти позицию и создаёт новую, а интеграция с сайтом выгружает мусор.

Признаки проблем в номенклатуре

• Одинаковые товары с разными названиями: «Кабель 3х2,5», «Кабель ВВГ 3*2.5», «кабель ввг3х2,5»
• Позиции без группы или в группе «Разное»
• Разные единицы измерения у одного товара в разных документах
• Названия с опечатками и случайными пробелами
• Тысячи позиций, по которым годами не было движения

Структура справочника

Начните с иерархии групп. Она должна отражать то, как компания думает о товаре: категории, подкатегории, линейки. Не делайте её слишком глубокой — три-четыре уровня обычно достаточно. Группы используются в отчётах, в ценах, в выгрузке на сайт, поэтому их структура важна не только для удобства поиска.

В современных конфигурациях есть ещё виды номенклатуры: товар, услуга, материал, набор. От вида зависят настройки учёта и набор доступных свойств. Правильно выбранный вид избавляет от многих ошибок в документах.

Характеристики и серии

Если товар выпускается в разных размерах, цветах или вариантах, есть два пути: завести каждую комбинацию отдельной позицией или использовать характеристики. Характеристики удобны, когда вариантов много и цены похожи — например, одежда по размерам. Отдельные позиции — когда у вариантов разные свойства, цены и поставщики. Серии нужны для учёта партий: сроки годности, номера партий, серийные номера.

Правила наименования

Договоритесь о шаблоне названия и запишите его. Например: тип товара, бренд, модель, ключевая характеристика. Примеры правил:

1. Начинать с типа товара, а не с бренда
2. Единый формат размеров: через «х», без пробелов
3. Без кавычек и лишних символов
4. Полное наименование для документов, краткое для поиска
5. Артикул поставщика — в отдельном реквизите, а не в названии

Единицы измерения

У каждого товара должна быть основная единица хранения. Если закупаете коробками, а продаёте штуками, настройте упаковки и коэффициенты. Самая частая ошибка — менять единицу у товара с остатками: учёт после этого перестаёт сходиться.

Штрихкоды и артикулы

Штрихкод — самый надёжный способ однозначно найти товар на кассе, на складе и в мобильном приложении агента. Заводите штрихкоды для всех позиций, где они есть на упаковке, а для весового и штучного товара без маркировки — используйте внутренние коды. Артикул поставщика храните отдельно от собственного кода: поставщики меняются, а ваш код должен оставаться прежним. Если один товар приходит от разных поставщиков с разными артикулами, это по-прежнему одна позиция номенклатуры, а не две.

Как убрать дубли

1. Выгрузите справочник и найдите похожие названия — сортировкой, поиском по артикулу, по штрихкоду
2. Решите, какая позиция остаётся основной
3. Используйте встроенный механизм поиска и замены дублей, чтобы перенести ссылки в документах
4. Пометьте лишние позиции на удаление
5. Перед этим сделайте резервную копию базы

Работу лучше делать по группам, проверяя остатки до и после.

Регламент добавления новых позиций

Порядок не продержится, если любой сотрудник может создать товар. Назначьте ответственного за справочник. Новые позиции создаются по заявке с обязательными полями: группа, вид, единица, артикул, штрихкод. Поиск перед созданием обязателен. Раз в месяц ответственный проверяет новые позиции и исправляет ошибки.

Зачем это всё

Чистая номенклатура — основа для отчётов о продажах по группам, для правильных остатков, для выгрузки на сайт и маркетплейсы, для работы торговых агентов и кассы. Если нужна помощь с наведением порядка в справочнике и настройкой правил, напишите — оценим состояние базы.