Power BI Service: публикация отчётов, доступы и обновление данных

Power BI состоит из нескольких частей. В Power BI Desktop аналитик создаёт модель данных и отчёты. Но чтобы ими пользовались другие сотрудники, отчёт нужно опубликовать в Power BI Service — облачном сервисе, который работает в браузере. Именно там решаются вопросы доступа, обновления данных и распространения отчётов внутри компании.

Что делает Power BI Service

• Хранит опубликованные отчёты и наборы данных
• Даёт доступ к отчётам через браузер и мобильные приложения
• Обновляет данные по расписанию
• Управляет правами доступа
• Позволяет собирать дашборды из нескольких отчётов
• Рассылает подписки на отчёты по почте
• Отправляет оповещения при изменении показателей

Рабочие области

Рабочая область — пространство, где команда хранит и разрабатывает отчёты. Есть личная область «Моя рабочая область» и общие рабочие области для команд. Для работы компании используйте общие области: отчёт в личной области привязан к одному человеку и становится проблемой, когда тот уходит в отпуск или увольняется.

Удобно разделять области по направлениям: продажи, финансы, склад. В каждой области назначаются роли — администратор, участник, автор, читатель — с разным уровнем прав.

Публикация отчёта

1. В Power BI Desktop откройте готовый отчёт
2. Выберите публикацию и укажите рабочую область
3. В сервисе появятся набор данных и отчёт
4. Настройте учётные данные для источников и обновление
5. Предоставьте доступ пользователям

При повторной публикации отчёт и набор данных заменяются новой версией.

Приложения

Для распространения отчётов большому числу пользователей лучше использовать приложения Power BI. Приложение — это упакованный набор отчётов и дашбордов из рабочей области с собственной навигацией. Пользователи получают доступ к приложению и видят только опубликованную версию, а аналитики продолжают работать в рабочей области, не мешая читателям. Обновление приложения происходит, когда автор явно его публикует.

Права доступа

Варианты предоставления доступа:

• роль в рабочей области — для тех, кто разрабатывает отчёты
• доступ к приложению — для читателей
• прямой доступ к отдельному отчёту — для разовых случаев

Безопасность на уровне строк позволяет показывать разным пользователям разные данные в одном отчёте: руководитель филиала видит только свой филиал. Правила задаются в модели в Desktop, а пользователи назначаются на роли в сервисе.

Учтите, что для доступа к отчётам у пользователей должны быть соответствующие лицензии Power BI. Условия лицензирования меняются, поэтому сверяйтесь с актуальной информацией Microsoft.

Обновление данных

Опубликованный набор данных содержит снимок данных на момент публикации. Чтобы данные обновлялись, настройте расписание. Если источники облачные — сервис подключается к ним напрямую. Если источники в локальной сети компании — база 1С на сервере в офисе, файлы на общем диске, — нужен шлюз данных: программа, установленная на компьютере в вашей сети, через которую сервис получает доступ к локальным источникам.

Рекомендации:

• устанавливайте шлюз на постоянно работающий сервер, а не на компьютер сотрудника
• используйте отдельную учётную запись для доступа к источникам
• настройте уведомления об ошибках обновления
• проверяйте историю обновлений

Дашборды и оповещения

Дашборд в сервисе собирается из плиток, закреплённых из разных отчётов. Он удобен как стартовая страница для руководителя. Для плиток с числовыми показателями можно настроить оповещения: пользователь получит уведомление, если показатель пересёк порог.

Подписки

Подписка отправляет снимок страницы отчёта на почту по расписанию. Удобно для руководителей, которые не открывают сервис регулярно: каждое утро в почте — сводка с ключевыми показателями и ссылкой на полный отчёт.

Частые ошибки

• Отчёты в личных рабочих областях
• Шлюз на ноутбуке сотрудника, который выключается
• Прямой доступ к десяткам отчётов вместо приложения
• Отсутствие безопасности на уровне строк там, где она нужна
• Никто не следит за ошибками обновления

Если хотите организовать работу с Power BI в компании — от публикации до доступа и обновления данных из 1С, — напишите, поможем настроить.