Дашборд отдела продаж: план, факт и конверсия по менеджерам

Дашборд отдела продаж — экран, на котором руководитель видит состояние продаж без еженедельных совещаний с выгрузками. Он строится на данных CRM и учётной системы и отвечает на конкретные вопросы: идём ли мы к плану, на каком этапе воронки теряются клиенты, кто из менеджеров работает эффективно, а кому нужна помощь.

Три уровня показателей

Результат. Выручка, количество закрытых сделок, средний чек, выполнение плана. Это то, что в итоге интересует собственника.

Воронка. Сколько заявок пришло, сколько квалифицировано, сколько дошло до коммерческого предложения, до счёта, до оплаты. Конверсия между этапами.

Активность. Звонки, встречи, отправленные предложения, просроченные задачи. Показатели, на которые менеджер влияет каждый день.

Показатели результата запаздывают: когда выручка за месяц упала, исправлять уже поздно. Показатели воронки и активности позволяют заметить проблему заранее.

Страница 1. План и факт

• Выручка с начала месяца против плана, в сумме и процентах
• Прогноз на конец месяца с учётом сделок на финальных этапах
• График по дням: накопленный факт и линия плана
• Выполнение плана по каждому менеджеру и филиалу

Прогноз стоит считать просто и прозрачно: например, факт плюс сумма сделок на этапе «счёт выставлен», умноженная на исторический процент оплаты таких счетов. Сложные модели прогнозирования лучше добавлять потом.

Страница 2. Воронка

• Количество сделок на каждом этапе
• Конверсия этап-этап за выбранный период
• Время нахождения на этапе: где сделки застревают
• Причины отказа с распределением по количеству

Сравнение конверсий по менеджерам показывает разные проблемы. У одного много встреч, но мало предложений — слабая квалификация. У другого предложения есть, а оплат нет — проблемы с закрытием или с ценой.

Страница 3. Источники заявок

• Заявки и продажи по каналам: сайт, Instagram, Telegram, звонки, рекомендации
• Конверсия заявки в продажу по каждому каналу
• Скорость первой реакции на заявку

Без этой страницы маркетинг и продажи спорят, чьи заявки «плохие». Для неё в CRM обязательно должно заполняться поле источника.

Страница 4. Активность и дисциплина

• Звонки и встречи по менеджерам за период
• Просроченные задачи и сделки без следующего шага
• Сделки без движения дольше установленного срока

Эта страница не для наказания. Она помогает руководителю увидеть, где менеджер перегружен или где процесс не работает.

Откуда брать данные

Основной источник — CRM: amoCRM, Битрикс24 или собственная система. Оплаты и отгрузки лучше брать из учётной системы, например 1С, потому что «оплачено» в CRM часто ставят по словам клиента. Планы обычно хранятся в отдельной таблице, которую заполняет руководитель. Все три источника нужно связать по номеру сделки или клиенту.

Качество дашборда определяется дисциплиной в CRM. Если менеджеры не двигают сделки по этапам и не указывают причину отказа, графики будут пустыми или ложными.

Ошибки при построении

• Десятки показателей на одном экране без иерархии
• Выручка из CRM вместо фактических оплат из учёта
• Отсутствие сравнения с прошлым периодом: непонятно, хорошо это или плохо
• Рейтинг менеджеров без учёта разного типа клиентов и регионов
• Дашборд, который обновляется раз в неделю, когда решения нужны ежедневно

Как внедрить

1. Согласуйте с руководителем продаж пять-семь главных показателей и их определения
2. Проверьте, что данные для них есть и заполняются
3. Наведите порядок в CRM: обязательные поля, этапы, причины отказа
4. Соберите первую версию и используйте её на планёрках
5. Через месяц уберите то, на что никто не смотрит, и добавьте то, чего не хватало

Если вы хотите собрать такой дашборд на данных своей CRM и учёта, расскажите, какие системы у вас стоят, — предложим структуру.