Облачное хранилище файлов для компании: как выбрать и настроить доступы

Когда документы компании живут на рабочих столах сотрудников, в личных Telegram-чатах и на флешках, рано или поздно нужный договор не находится, а актуальная версия прайса существует в трёх вариантах. Облачное хранилище решает это, если его выбрать под задачи и сразу договориться о правилах.

Корпоративное или личное облако

Самая частая ошибка — компания работает в личных аккаунтах сотрудников. Пока человек работает, всё удобно. Когда он уходит, файлы остаются в его аккаунте, а доступ к ним — у него. Поэтому базовое требование: хранилище оформлено на компанию, а сотрудники входят в него рабочими учётными записями, которыми управляет администратор.

Критерии выбора сервиса

• Управление пользователями: создание и блокировка учётных записей администратором, группы, роли
• Права на уровне папок: просмотр, редактирование, полный доступ
• Внешние ссылки с ограничением срока и паролем
• История версий и корзина с восстановлением удалённого
• Журнал действий: кто открыл, изменил, удалил, поделился
• Синхронизация с компьютерами и работа с телефона
• Совместное редактирование документов, если оно нужно
• Двухфакторный вход для всех пользователей
• Где физически хранятся данные — важно для персональных данных клиентов и требований законодательства

Наборы этих функций различаются у разных сервисов и тарифов, поэтому их стоит проверить на пробном периоде, а не по рекламной странице.

Структура папок до переноса файлов

Структура придумывается до того, как в облако начнут сгружать всё подряд. Удачный принцип — делить по отделам и процессам, а не по людям:

• Общее: регламенты, шаблоны, брендбук
• Продажи: договоры, коммерческие предложения, клиенты
• Бухгалтерия: первичные документы по периодам
• Кадры: доступ только кадровой службе и руководству
• Проекты: отдельная папка на каждый проект со своей командой
• Архив: закрытые проекты и прошлые годы

Папка «Личное Ивана» в корпоративном облаке — сигнал, что структура не продумана.

Роли и права

Права выдаются группам, а не отдельным людям. Новый менеджер добавляется в группу «Продажи» и сразу видит то, что нужно. Удобная модель:

1. Владелец — руководитель или IT, полный доступ ко всему
2. Редакторы папки — сотрудники отдела
3. Читатели — смежные отделы, которым нужно смотреть, но не менять
4. Внешние — клиенты и подрядчики, только по ссылке на конкретную папку

Кадровые и финансовые документы закрываются отдельно и проверяются чаще.

Внешний доступ

• Ссылка «доступно всем, у кого есть ссылка» — только для неконфиденциальных материалов
• Для договоров и сканов паспортов — приглашение конкретного адреса или ссылка с паролем и сроком
• Раз в квартал просматривать список открытых ссылок и закрывать ненужные

Облако — не резервная копия

Синхронизация переносит в облако и ошибки: если сотрудник удалил папку или шифровальщик испортил файлы на компьютере, изменения уйдут в облако. История версий помогает, но ограничена по сроку. Важные данные стоит дополнительно копировать в отдельное место, недоступное для повседневного редактирования.

Увольнение и смена сотрудников

• Учётная запись блокируется, а не удаляется сразу — чтобы не потерять файлы, которыми владел сотрудник
• Владение файлами передаётся руководителю или преемнику
• Отзываются внешние ссылки, созданные этим сотрудником
• Проверяются устройства, на которых была синхронизация

Как перейти без хаоса

• Утвердить структуру и права
• Назначить по одному ответственному в каждом отделе
• Перенести актуальные файлы, старое — в архив
• Отключить старые общие папки на запись, чтобы не было двух источников
• Провести короткое обучение: где что лежит, как делиться файлами