Коробочная CRM на своём сервере или облачная: что выбрать

Коробочная, или локальная, CRM устанавливается на сервер компании — в собственной серверной или в арендованном дата-центре. Облачная работает на инфраструктуре поставщика, и компания платит за доступ. Функционально многие системы предлагают оба варианта, но различия в ответственности, затратах и возможностях доработки существенные.

Контроль над данными

В коробочной версии база данных находится на вашем сервере. Вы сами решаете, где он физически расположен, кто имеет к нему доступ и как делаются резервные копии. Это важно для компаний с требованиями к размещению данных, в том числе с учётом законодательства Узбекистана о персональных данных, и для тех, кто не хочет зависеть от политики иностранного поставщика.

В облаке данные хранятся у поставщика. Большинство крупных сервисов обеспечивают надёжную защиту, но компания не управляет местом хранения и зависит от условий договора.

Доработки

Коробочная CRM обычно позволяет менять исходный код, добавлять модули, напрямую подключаться к базе данных и интегрироваться с системами во внутренней сети компании. Облачная версия расширяется через API, виджеты и приложения маркетплейса, но глубокие изменения ядра невозможны. Если процессы нестандартные и нужны серьёзные доработки, коробка даёт больше свободы.

Затраты

Облако: регулярная подписка за пользователей, без затрат на сервер и администрирование. Начать можно быстро и без крупных вложений.

Коробка: лицензия, сервер или его аренда, настройка, резервное копирование, обновления и работа администратора. Затраты на старте выше, но при большом количестве пользователей и долгом сроке использования общая стоимость владения может оказаться сопоставимой или ниже. Считать стоит на горизонте нескольких лет, включая зарплату или услуги администратора.

Безопасность

В облаке за безопасность инфраструктуры отвечает поставщик, за настройку доступа и пароли — компания. В коробке вся ответственность на компании: обновления системы и сервера, защита от атак, шифрование, мониторинг. Плохо администрируемый локальный сервер может оказаться менее безопасным, чем облачный сервис крупного поставщика.

Обновления

Облачные системы обновляются автоматически: новые функции появляются без участия компании. Иногда это неудобно — интерфейс меняется внезапно. Коробочные версии обновляются вручную по решению компании. Это даёт контроль, но если откладывать обновления годами, система устаревает, а доработки мешают обновиться.

Доступность

Облако доступно из любой точки с интернетом и обычно имеет мобильное приложение без дополнительной настройки. Для удалённого доступа к коробочной CRM нужно правильно настроить сеть, защищённое соединение и сертификаты. Если сервер в офисе, отключение электричества или интернета в офисе останавливает работу всех, включая выездных сотрудников.

Кому что подходит

• Облако — малый и средний бизнес, быстрый старт, нет своего IT-специалиста, стандартные процессы продаж
• Коробка — крупные компании, строгие требования к данным, глубокие интеграции с внутренними системами, наличие IT-службы

Переход между вариантами

У некоторых систем есть и облачная, и коробочная версии, и переход между ними возможен. Но доработки, сделанные в коробке, в облако не перенесутся, а переезд из облака в коробку потребует переноса данных и настройки интеграций заново. Поэтому выбор лучше делать осознанно на старте, оценив планы компании на несколько лет вперёд.

Если не можете решить, какая версия CRM вам подходит, оставьте заявку — поможем посчитать варианты.