CRM для проектной работы: сделки и задачи в одном месте

Агентства, студии разработки, консалтинг, строительство, инжиниринг — во многих компаниях продажа превращается в проект с этапами, командой и сроками. Отдел продаж ведёт сделку в CRM, а после подписания договора работа переходит в таск-трекер или таблицу. На этом стыке теряется информация: договорённости с клиентом, ожидания, особые условия. Объединение CRM и управления проектами в одной системе или их связка решает эту проблему.

От сделки к проекту

Когда сделка переходит в статус «Договор подписан», автоматически создаётся проект: с тем же клиентом, контактами, суммой, документами и историей переговоров. Руководитель проекта видит, что обещали клиенту, а не узнаёт об этом от недовольного заказчика через месяц. Хорошо, если в проект переносится шаблон этапов и задач для данного типа работ.

Задачи и сроки

• Этапы проекта с датами начала и окончания
• Задачи с ответственными и исполнителями
• Зависимости: одна задача не начнётся, пока не закончена другая
• Контрольные точки и сдача результатов клиенту
• Комментарии и файлы в задачах

Для больших проектов полезна диаграмма Ганта, для небольших — канбан-доска со статусами.

Загрузка команды

Когда несколько проектов идут одновременно, важно видеть загрузку людей. Если дизайнер уже занят на трёх проектах, новая сделка с жёстким сроком может сорвать их все. Отдел продаж, видя загрузку производства, может честно обещать клиенту сроки или договариваться о переносе старта.

Учёт времени

Учёт часов по задачам и проектам показывает реальную трудоёмкость. Это нужно для расчётов с клиентами при почасовой оплате и для оценки рентабельности проектов с фиксированной суммой. Без учёта времени компания часто узнаёт, что проект был убыточным, только по итогам квартала.

Работа с клиентом в ходе проекта

Согласования макетов и документов, промежуточные отчёты, запросы на изменения. Если коммуникация с клиентом во время проекта ведётся в той же системе, что и продажи, менеджер по работе с клиентом видит всю картину. Запросы на изменения, выходящие за рамки договора, фиксируются и превращаются в допродажи, а не в бесплатную работу.

Когда хватит одной системы

Платформы вроде Битрикс24 содержат и CRM, и управление задачами и проектами. Для компаний до нескольких десятков человек с не очень сложными проектами этого достаточно. Плюс — одна система, один вход, общие контакты. Минус — инструменты проектного управления в универсальных платформах проще, чем в специализированных трекерах.

Когда нужна связка двух систем

Для разработки ПО, сложного инжиниринга или больших команд специализированный таск-трекер часто удобнее. Тогда CRM и трекер связывают через API: создание проекта из сделки, передача статусов и часов обратно в CRM. Главное — чтобы информация о клиенте не дублировалась вручную.

Чего избегать

Вести проекты в мессенджерах и личных заметках. Создавать проект без передачи контекста от продаж. Не фиксировать изменения объёма работ. Считать проект закрытым после сдачи, не запланировав повторный контакт с клиентом.

Хорошая проверка связки — передать проект от продаж исполнителям на реальном примере и спросить руководителя проекта, чего ему не хватило. Обычно всплывают одни и те же вещи: не зафиксированы ожидания клиента, не понятно, кто со стороны клиента принимает работу, не указаны особые условия оплаты. Эти поля стоит сделать обязательными на последнем этапе сделки, чтобы продажи не могли закрыть её без передачи контекста.

Если нужно связать продажи и проекты в одной системе, напишите нам — предложим схему под вашу команду.