Управление проектами в Битрикс24: задачи, сроки и диаграмма Ганта

Помимо CRM, в Битрикс24 есть полноценный набор инструментов для управления задачами и проектами. Для многих компаний это главная причина выбрать платформу: продажи и выполнение работ находятся в одной системе, и заказ из CRM превращается в проект без переноса данных.

Проекты и группы

Проект в Битрикс24 — рабочее пространство с участниками, задачами, чатом, файлами и календарём. У проекта есть сроки, руководитель и команда. Участники видят задачи проекта, обсуждают их в общем чате и хранят документы на диске проекта. Внешних участников, например клиента или подрядчика, можно пригласить в проект с ограниченным доступом.

Задачи

• Постановщик, ответственный, соисполнители, наблюдатели
• Крайний срок и плановые даты
• Подзадачи для разбивки больших задач
• Чек-листы внутри задачи
• Файлы и комментарии
• Контроль результата постановщиком

Задача с чётким результатом и сроком — основа управления. Расплывчатые задачи вроде «разобраться с сайтом» в любой системе остаются невыполненными.

Канбан и Скрам

Канбан-доска показывает задачи по колонкам — например, «Новые», «В работе», «На проверке», «Готово». Удобно для команд, работающих потоком. Для команд разработки есть режим Скрам с бэклогом, спринтами и планированием. Выбирайте представление под стиль работы команды, а не наоборот.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта показывает задачи на временной шкале с зависимостями: одна задача не может начаться, пока не закончена другая. Если сдвигается срок предшествующей задачи, видно, как это влияет на весь проект. Это полезно для строительства, внедрений, производства, мероприятий — везде, где этапы зависят друг от друга.

Учёт времени

Сотрудники фиксируют затраченное время на задачи: вручную или таймером. Руководитель видит, сколько часов ушло на проект, и может сравнить с планом. Учёт времени нужен для почасовой оплаты, оценки рентабельности и планирования будущих проектов.

Шаблоны

Для повторяющихся проектов создайте шаблоны задач: например, «Запуск нового клиента» со стандартным набором задач и сроков. Новый проект создаётся из шаблона за минуту, и ничего не забывается. Регулярные задачи — еженедельные отчёты, ежемесячные проверки — создаются автоматически.

Связь с CRM

Из сделки можно создавать задачи и проекты, которые остаются привязанными к клиенту. Роботы CRM ставят задачи автоматически при переходе сделки на стадию. Менеджер видит, на каком этапе работы для его клиента, а исполнители — контекст сделки.

Контроль и отчёты

Руководитель видит просроченные задачи, загрузку сотрудников, эффективность по выполненным в срок задачам. Отчёты по проектам показывают прогресс и отставание. Важно не превращать контроль в бюрократию: метрики должны помогать, а не наказывать.

Ошибки

Ставить задачи в чатах, а не в задачах. Не указывать сроки и ответственных. Создавать слишком много проектов для мелочей. Не закрывать выполненные задачи. Не обучить сотрудников, как работать с задачами, — в итоге система наполняется хаосом.

Хорошая отправная точка — договориться о правилах: каждая задача имеет одного ответственного и срок, обсуждение идёт в комментариях к задаче, а не в личных сообщениях, выполненная задача закрывается сразу. Эти простые правила дают больше, чем любые настройки системы.

Руководителю стоит раз в неделю проходить по проектам с командой прямо в Битрикс24, а не в отдельной презентации: так все видят одну и ту же картину, а обновление статусов становится частью встречи, а не дополнительной работой.

Если хотите наладить управление проектами в Битрикс24, оставьте заявку — поможем настроить проекты и шаблоны под вашу команду.