Учёт рабочего времени в Битрикс24: начало дня, отчёты, отсутствия

В Битрикс24 есть инструменты учёта рабочего времени: сотрудники отмечают начало и конец рабочего дня, перерывы, пишут отчёты о сделанном, а руководитель видит, кто работает, кто отсутствует и сколько времени уходит на задачи. Это полезно для распределённых команд и выездных сотрудников, но требует аккуратной настройки, чтобы не превратить учёт в тотальный контроль.

Начало и конец дня

Сотрудник нажимает кнопку начала рабочего дня в браузере или мобильном приложении, в течение дня может отметить перерыв, вечером — завершить день. Система фиксирует время, а при необходимости — IP-адрес или геолокацию. Если сотрудник забыл завершить день, можно настроить напоминание или автоматическое закрытие.

Рабочие графики

Для сотрудников или отделов задаются графики: фиксированное время, гибкий график с обязательным количеством часов, сменный график. Система отмечает опоздания и ранние уходы относительно графика. Если в компании разные режимы — офис, удалёнка, смены, — создайте несколько графиков, а не подгоняйте всех под один.

Отчёт за день

При завершении дня можно попросить сотрудника написать короткий отчёт: что сделано, что запланировано. Руководитель получает отчёты и может их оценивать. Это удобно для удалённых команд, но легко превращается в формальность. Лучше использовать отчёты там, где задачи нельзя отследить в системе, а для остальных опираться на задачи и сделки.

График отсутствий

Отпуска, больничные, командировки, отгулы отображаются в общем графике. Коллеги видят, кто когда отсутствует, и могут планировать работу. Заявления на отпуск можно оформлять через бизнес-процесс с согласованием руководителя, а после утверждения отсутствие появится в графике автоматически.

Учёт времени в задачах

Отдельно от рабочего дня можно учитывать время на конкретные задачи: таймером или ручным вводом. Это показывает, на что реально уходит рабочее время, и нужно для почасовой оплаты клиентами и оценки трудоёмкости проектов. Для компаний, продающих услуги по часам, это важнее, чем отметка начала дня.

Отчёты

Руководитель видит сводку по отделу: отработанные часы, опоздания, нарушения графика, отсутствия. Данные можно использовать для табеля, но если зарплата рассчитывается в учётной системе, нужна выгрузка или интеграция. Проверьте, как данные учёта времени будут передаваться бухгалтерии.

Как не перегнуть

Учёт времени часто воспринимается как недоверие. Объясните, зачем он нужен: планирование, справедливое распределение нагрузки, учёт переработок, оплата клиентами. Не используйте геолокацию и проверки там, где это не обосновано. Оценивайте сотрудников по результатам, а не по минутам за компьютером. Учитывайте требования трудового законодательства к учёту рабочего времени и к обработке персональных данных.

Выездные сотрудники

Для курьеров, мастеров, торговых представителей отметка начала дня с мобильного приложения и чекины на объектах дают руководителю картину рабочего дня. Вместе с задачами и отчётами это заменяет звонки «где ты сейчас».

Пример настройки

Сервисная компания с офисом и выездными мастерами. Офисные сотрудники работают по фиксированному графику и отмечают день в браузере. Мастера — по сменному графику, отмечают начало дня в мобильном приложении. Время на заявки учитывается в задачах. Отпуска оформляются через бизнес-процесс. Отчёт за день не используется: работа видна по закрытым задачам.

Через пару месяцев посмотрите на данные не как на инструмент наказания, а как на источник выводов: где систематически возникают переработки, какие отделы перегружены, в какие дни больше отсутствий. Эти выводы полезнее для планирования, чем список опозданий.

Если нужно настроить учёт рабочего времени в Битрикс24 под вашу команду, напишите нам — подберём схему.