Регулярные задачи в Битрикс24: повторяющиеся поручения без напоминаний

В любой компании есть повторяющиеся поручения: еженедельный отчёт по продажам, ежемесячная сверка с поставщиками, проверка оборудования, оплата аренды, публикация в соцсетях. Если о них напоминает руководитель, это отнимает его время и зависит от его памяти. Регулярные задачи в Битрикс24 создаются автоматически по расписанию и приходят исполнителю сами.

Как это работает

При создании задачи можно включить повторение и задать расписание: ежедневно, еженедельно по выбранным дням, ежемесячно по числу или дню недели, ежегодно. Система по расписанию создаёт новую задачу на основе шаблона с теми же описанием, исполнителем, чек-листом и вычисляемым сроком. Можно задать дату окончания повторений или количество повторов.

Шаблоны задач

Регулярная задача опирается на шаблон. В шаблоне указываются:

• Название и подробное описание
• Ответственный, соисполнители и наблюдатели
• Срок выполнения относительно даты создания
• Чек-лист шагов
• Проект или группа
• Файлы-инструкции

Хорошо описанный шаблон превращает задачу в мини-регламент: новый сотрудник выполнит её без вопросов.

Примеры

Еженедельный отчёт. Каждый понедельник руководитель отдела получает задачу подготовить отчёт за прошлую неделю с перечнем показателей в чек-листе.

Ежемесячная сверка. Бухгалтер в начале месяца получает задачу сверить расчёты с ключевыми поставщиками.

Обслуживание оборудования. Техник раз в квартал получает задачу проверки с чек-листом и просьбой приложить фото.

Оплаты. Ответственный получает задачу оплатить аренду и коммунальные платежи за несколько дней до срока.

Резервные копии. Администратор раз в неделю проверяет, что резервные копии создаются и восстанавливаются.

Сроки и напоминания

Срок задачи задаётся относительно даты создания: например, создаётся в понедельник утром, срок — в среду вечером. Настройте напоминания перед сроком. Просроченные регулярные задачи видны руководителю в отчётах, как и обычные.

Ответственные

Назначайте ответственного по должности, а не по имени, где это возможно, и обновляйте шаблоны при кадровых изменениях. Иначе после ухода сотрудника задачи продолжат создаваться на неактивного пользователя, и о них никто не узнает. Раз в квартал проверяйте список регулярных задач и их исполнителей.

Связь с CRM и процессами

Повторяющиеся действия по клиентам — например, ежемесячный звонок ключевому клиенту — удобнее настраивать роботами CRM или задачами в карточке. Регулярные задачи хорошо подходят для внутренних процессов, не привязанных к конкретной сделке.

Ошибки

Создавать регулярные задачи без описания — исполнитель через месяц не помнит, что именно нужно сделать. Делать их слишком частыми, и они превращаются в шум, который закрывают не глядя. Забывать про отпуска и праздники. Не проверять, выполняются ли задачи по существу, а не только закрываются.

С чего начать

Соберите список повторяющихся поручений, которые сейчас держатся на памяти. Для каждого опишите результат, ответственного, периодичность и шаги. Создайте шаблоны и включите повторение. Через месяц посмотрите, какие задачи выполняются, а какие закрываются формально, и скорректируйте.

Хорошая привычка — раз в год пересматривать весь список регулярных задач вместе с руководителями отделов. Часть поручений теряет смысл, часть меняет периодичность, а какие-то появляются заново. Без такого пересмотра система продолжает создавать задачи, которые никому уже не нужны.

Если хотите перевести повторяющиеся поручения компании в Битрикс24, напишите — поможем описать и настроить.