Генератор документов Битрикс24: счета и договоры из сделки

Генератор документов в Битрикс24 формирует документы на основе данных CRM: договоры, счета, акты, коммерческие предложения, доверенности. Менеджер выбирает шаблон в карточке сделки, система подставляет реквизиты клиента, суммы, товары и даты, и через несколько секунд готов документ, который можно скачать или отправить клиенту. Это экономит время и снижает количество ошибок при ручном заполнении.

Как устроены шаблоны

Шаблон — файл в формате DOCX, в котором вместо конкретных значений стоят поля: название компании, ИНН, адрес, номер договора, сумма, таблица товаров. Поля связываются с данными CRM: сделки, компании, контакта, реквизитов, товаров. Шаблон загружается в настройки документов и привязывается к нужным сущностям.

Что подставляется

• Реквизиты вашей компании и клиента
• Номер и дата документа
• Сумма цифрами и прописью
• Таблица товаров или услуг из сделки
• Данные контактного лица
• Значения пользовательских полей
• Изображения печати и подписи

Для таблицы товаров в шаблоне размечается строка, которая повторяется для каждой позиции.

Нумераторы

Номера документов формируются автоматически по нумератору: сквозная нумерация, по годам, с префиксами. Для разных типов документов — свои нумераторы. Это исключает дубли номеров и пропуски, которые возникают при ручной нумерации.

Печать и подпись

В документ можно вставить изображения печати и подписи ответственного лица. Это удобно для счетов и коммерческих предложений. Для договоров и документов, которые требуют юридически значимой подписи, используйте предусмотренные законодательством способы, например электронную цифровую подпись через операторов электронного документооборота.

Отправка клиенту

Готовый документ отправляется клиенту из карточки: по почте, в открытую линию или публичной ссылкой. Можно сформировать PDF, чтобы клиент не редактировал документ. История отправки сохраняется в карточке.

Автоматизация

Роботы могут создавать документы автоматически: на стадии «Договор» формируется договор, на стадии «Счёт» — счёт, который сразу уходит клиенту. Это снимает с менеджера ещё одно ручное действие и гарантирует, что документ сформирован по актуальному шаблону.

Подготовка шаблонов

1. Соберите актуальные версии документов, согласованные юристом
2. Определите, какие данные подставляются и откуда
3. Добавьте нужные пользовательские поля в CRM
4. Разметьте шаблон полями
5. Проверьте на тестовой сделке с разными вариантами: компания и физлицо, разные товары, длинные названия
6. Назначьте ответственного за актуальность шаблонов

Языки

Если документы нужны на русском и узбекском, создайте отдельные шаблоны для каждого языка. Сумма прописью и формат дат должны соответствовать языку документа — проверьте это на тестовых примерах. Выбор шаблона можно привязать к полю языка клиента.

Ограничения

Сложная логика внутри документа — условные разделы, расчёты, вложенные таблицы — может потребовать доработок или приложения. Если документы нужно согласовывать с юристом, используйте бизнес-процесс согласования до отправки клиенту.

Пример настройки

Компания, оказывающая услуги по договорам, загружает три шаблона: договор, счёт и акт. Договор формируется роботом на стадии «Договор» и уходит юристу на проверку через бизнес-процесс, после согласования менеджер отправляет PDF клиенту. Счёт создаётся при переходе на стадию «Ожидаем оплату» и отправляется автоматически. Акт формируется после оплаты и закрытия работ. Нумераторы для каждого типа документа сбрасываются с началом года. Менеджер больше не копирует реквизиты из переписки, а бухгалтерия получает документы в едином виде.

Если нужно настроить шаблоны документов и их автоматическое создание в Битрикс24, напишите — подготовим под ваши формы.