Чекин в Битрикс24: отметка выездных сотрудников на объектах

У компаний с выездными сотрудниками — торговыми представителями, мастерами, монтажниками, курьерами, медицинскими представителями — есть общая проблема: руководитель не видит, что происходит в течение дня, и выясняет это звонками. В мобильном приложении Битрикс24 есть возможность отмечаться на месте — чекин: сотрудник фиксирует, что он на объекте, а система сохраняет время и местоположение. Набор функций и их название могут зависеть от версии и тарифа, поэтому проверяйте доступность в своём портале.

Как это выглядит

Сотрудник приезжает к клиенту или на объект, открывает мобильное приложение и делает отметку. Фиксируется время и геолокация, можно добавить комментарий и фото. Руководитель видит отметки сотрудников и может понять, где был человек и когда.

Для каких задач

• Визиты торговых представителей в магазины и аптеки
• Выезды мастеров на ремонт и монтаж
• Замеры у клиентов
• Проверки объектов и точек продаж
• Доставка с подтверждением прибытия

Связь с задачами и CRM

Чекин сам по себе показывает только факт присутствия. Ценность растёт, когда он связан с работой: у мастера есть задача по заявке клиента, он отмечается на объекте, выполняет работу, прикладывает фото результата и закрывает задачу. У торгового представителя — план визитов, отметки по каждому визиту и заказ, оформленный в сделке. Тогда руководитель видит не только где был человек, но и что сделано.

Альтернативные подходы

Если встроенной функции недостаточно, используют связку из задач с обязательным фото и геолокацией, смарт-процесса «Визит» с полями и стадиями или специализированных приложений из маркетплейса для полевых сотрудников. Для сложной полевой работы — маршруты, планирование визитов, мерчандайзинг — могут понадобиться специализированные решения, интегрированные с Битрикс24.

Отчёты руководителю

Количество визитов по сотрудникам, время на объектах, выполнение плана визитов, объекты, которые давно не посещались. Эти данные помогают планировать маршруты, распределять нагрузку и находить проблемные точки.

Этика и законодательство

Отслеживание местоположения — чувствительная тема. Объясните сотрудникам, зачем это нужно и какие данные собираются. Отметки должны фиксироваться в рабочее время и в связи с рабочими задачами, а не круглосуточно. Получите согласие сотрудников и учитывайте требования трудового законодательства и закона о персональных данных. Контроль должен помогать планировать и защищать сотрудника в спорных ситуациях с клиентами, а не превращаться в слежку.

Практические советы

Проверьте работу приложения на телефонах сотрудников и при слабом интернете. Сделайте отметку максимально быстрой: если она занимает много времени, её будут делать формально или забывать. Обсудите с сотрудниками, что делать, если геолокация определяется неточно — например, в больших зданиях или на окраинах.

Пример

Компания по обслуживанию кондиционеров распределяет заявки мастерам через задачи. Мастер приезжает к клиенту, делает отметку, после работы прикладывает фото и закрывает задачу с комментарием. Клиент получает сообщение о завершении. Руководитель в конце дня видит выполненные заявки, время на объектах и может разобрать жалобу клиента с фактами на руках.

Запускайте отметки сначала с небольшой группой сотрудников и обсудите с ними, что неудобно. Выездные сотрудники быстро подскажут, где процедура избыточна, а где ей не хватает важной информации, например поля для причины, по которой работа не выполнена.

Если нужно организовать работу выездных сотрудников в Битрикс24, напишите — подберём схему с чекинами и задачами.