Товары в amoCRM: когда хватает каталога и когда нужна учётная система

В amoCRM есть возможность вести каталог товаров и услуг и прикреплять позиции к сделкам. Для многих компаний этого достаточно, чтобы менеджеры видели ассортимент, а руководитель — что именно продаётся. Но amoCRM не складская и не учётная система, и важно понимать, где заканчиваются её возможности.

Как устроен каталог

Товары хранятся в разделе списков. У каждого товара есть название и набор полей: артикул, цена, описание, единица измерения, категория, изображение. Поля можно добавлять под свои нужды. Каталог наполняется вручную, импортом из таблицы или через API из внешней системы.

Товары в сделке

Менеджер открывает сделку и добавляет позиции из каталога с указанием количества. Можно использовать сумму позиций для бюджета сделки. В карточке видно, что именно хочет купить клиент, и эта информация может использоваться в документах, генерируемых виджетами, — счетах, коммерческих предложениях.

Что даёт каталог

• Менеджеры не пишут названия товаров вручную с ошибками
• Видно, какие товары чаще продаются и чаще попадают в отказы
• Документы формируются с правильными позициями
• Можно сегментировать клиентов по купленным товарам для повторных продаж

Чего в amoCRM нет

Складского учёта: приходов, расходов, перемещений между складами. Остатков в реальном времени. Резервирования под сделку. Закупок и работы с поставщиками. Себестоимости и расчёта маржи. Учёта серийных номеров и партий. Всё это задачи учётной системы.

Когда хватает каталога

Компания продаёт услуги или небольшой ассортимент. Остатки не критичны или товар производится под заказ. Учёт ведётся в отдельной программе, а менеджерам достаточно знать цену и описание. Объём ассортимента позволяет поддерживать каталог вручную.

Когда нужна учётная система

Большой ассортимент с частыми изменениями цен. Важно не продать то, чего нет на складе. Есть несколько складов или точек продаж. Нужны закупки, себестоимость, инвентаризации. В этих случаях товары и остатки ведутся в учётной системе — 1С, складской программе или ERP, — а amoCRM получает из неё актуальный каталог и остатки.

Как связать

Через интеграцию учётная система регулярно обновляет каталог в amoCRM: новые товары, цены, остатки в отдельном поле. Менеджер видит наличие при добавлении товара в сделку. При переходе сделки на этап «Счёт» или «Оплачено» интеграция создаёт заказ в учётной системе, где происходит резерв и списание. Для больших каталогов обновление делается порциями из-за ограничений API.

Практические советы

Определите, где главный источник данных о товарах, и не редактируйте каталог в amoCRM вручную, если он синхронизируется из учёта. Используйте артикул как ключ сопоставления. Не храните в каталоге сотни неактуальных позиций — менеджерам сложнее искать. Если товары постоянно меняются, а интеграции нет, подумайте, не проще ли оставить в сделке текстовое описание и сумму.

Пример для небольшой компании

Студия, которая продаёт мебель на заказ, ведёт в каталоге amoCRM несколько десятков моделей с базовыми ценами и параметрами. Менеджер добавляет модель в сделку, указывает размеры и материалы в полях, а виджет генерации документов формирует коммерческое предложение с позициями. Склада готовой продукции у студии нет, материалы закупаются под заказ, поэтому интеграция с учётом не нужна: бухгалтерия получает подписанный договор и работает с ним в своей программе. Со временем отчёт по товарам в сделках покажет, какие модели заказывают чаще и какие чаще уходят в отказ, — это пригодится при пересмотре ассортимента.

Если нужно связать каталог amoCRM с вашей учётной системой, оставьте заявку — подберём схему обмена.