Дубли в amoCRM: откуда берутся и как их убрать

Дубли — одинаковые контакты, компании или сделки, которые существуют в базе в нескольких экземплярах. В amoCRM они появляются почти неизбежно: клиент пишет в Telegram, потом звонит, потом оставляет заявку на сайте, и каждый канал может создать новый контакт. Дубли приводят к тому, что два менеджера работают с одним клиентом, история общения разбита на части, а отчёты показывают больше клиентов, чем есть на самом деле.

Откуда берутся дубли

• Разные каналы: мессенджер определяет клиента по аккаунту, телефония — по номеру, сайт — по введённым данным
• Разный формат телефонов: с кодом страны и без, с пробелами и скобками
• Импорт базы без проверки на совпадения
• Ручное создание контактов менеджерами без поиска
• Интеграции, которые создают контакт, не проверяя существующие
• Клиент указывает разные номера или почты

Встроенный поиск дублей

В amoCRM есть инструмент поиска дублей для контактов и компаний. Он находит записи с совпадающими телефонами, почтой или названиями и предлагает объединить их. При объединении можно выбрать, какие значения полей сохранить. Связанные сделки, задачи и история переносятся в итоговую запись.

Перед массовым объединением просмотрите результаты: иногда совпадение телефона означает не дубль, а, например, общий номер офиса для разных сотрудников компании.

Контроль дублей входящих заявок

Для заявок из форм, мессенджеров и звонков можно настроить контроль дублей: система ищет существующий контакт по заданным полям и присоединяет новое обращение к нему. Настройте правила для каждого источника: по телефону для звонков и форм, по почте для писем. Это главный способ предотвратить новые дубли.

Нормализация телефонов

Многие дубли возникают из-за разного написания одного номера. Приведите номера к единому формату с кодом страны, например +998 и далее девять цифр. При импорте используйте этот формат, в формах на сайте настройте маску ввода. Для уже существующих контактов нормализацию можно провести выгрузкой, обработкой и обратной загрузкой или через API.

Дубли сделок

Сделки тоже дублируются: клиент отправил две заявки, каждая создала сделку. Правило контроля дублей может присоединять новую заявку к существующей открытой сделке, а не создавать новую. Если дубли уже есть, лишнюю сделку закрывают как нереализованную с причиной «дубль», а не удаляют, чтобы не потерять историю.

Импорт без дублей

Перед загрузкой базы из таблицы проверьте её на повторы: отсортируйте по телефону и почте, удалите совпадения. При импорте amoCRM может сопоставлять загружаемые записи с существующими — используйте эту возможность, чтобы обновить данные, а не создать копии.

Интеграции

Если контакты создаются через API — сайтом, ботом, учётной системой, — интеграция должна сначала искать существующий контакт по телефону или почте и только потом создавать новый. Это стоит проверить у разработчика интеграции: многие дубли рождаются именно здесь.

Регулярная гигиена

Раз в месяц запускайте поиск дублей и разбирайте результаты. Назначьте ответственного за качество базы. Научите менеджеров искать клиента перед созданием нового контакта. Небольшая регулярная работа обходится гораздо дешевле, чем разбор базы, накопившей дубли за несколько лет.

Ещё один источник порядка — обязательный поиск перед созданием контакта. Объясните менеджерам, что быстрый поиск по последним цифрам телефона занимает несколько секунд, а разбор дубля потом отнимает гораздо больше времени у всех.

Если база в amoCRM заросла дублями и нужна чистка, обращайтесь — наведём порядок и настроим контроль.