Учёт в аптеке на 1С: серии, сроки годности и маркировка

Аптечный учёт отличается от обычной розницы. Один и тот же препарат приходит разными сериями с разными сроками годности, часть товаров отпускается по рецепту, а лекарства подлежат маркировке. Учётная система должна видеть не просто «аспирин — 40 упаковок», а из какой серии и до какого срока каждая упаковка.

Серии и партии

При приёмке фиксируются серия, срок годности, производитель, поставщик. Эти данные нужны для отзыва бракованных серий: если поступает уведомление о приостановке серии, вы должны за минуты найти её остатки во всех точках и заблокировать продажу.

Сроки годности

Система показывает товары с истекающим сроком и помогает соблюдать принцип «первым истекает — первым продаётся». Отчёт по срокам формируется регулярно, чтобы успеть вернуть товар поставщику, если договор это позволяет, или распродать до списания. Удобно, когда при продаже касса сама предлагает упаковку из серии с ближайшим сроком, а не ту, что фармацевт взял с полки первой.

Рецептурный отпуск

Для рецептурных препаратов касса должна предупреждать фармацевта о необходимости рецепта. Если по правилам требуется регистрировать отпуск, система хранит реквизиты рецепта. Требования к отпуску определяются законодательством, поэтому сверяйтесь с актуальными нормами. Хорошая практика — блокировать продажу рецептурной позиции, пока фармацевт не отметил, что рецепт проверен. Это защищает аптеку при проверках и дисциплинирует персонал в часы пик.

Маркировка

Лекарственные средства в Узбекистане входят в национальную систему цифровой маркировки. Это значит, что учётная система должна уметь считывать коды маркировки при приёмке и продаже и обмениваться данными с системой маркировки. Уточняйте у разработчика решения, какие операции поддерживаются: приёмка, продажа, возврат, списание, перемещение между аптеками.

Касса и чек

Касса связана с учётом: продажа сразу списывает товар нужной серии, фискальный чек формируется по требованиям. Важно, чтобы фармацевт при продаже сканировал код маркировки, а не выбирал товар из списка вручную.

Сеть аптек

• Единый справочник товаров для всех точек
• Остатки по аптекам в реальном времени
• Перемещения между аптеками с передачей серий
• Централизованные закупки по потребности точек

Аналоги и поиск

Покупатель спрашивает лекарство, которого нет. Фармацевту помогает справочник с действующим веществом, чтобы предложить замену. Такой справочник нужно вести и обновлять.

На что смотреть при выборе решения

Поддержка серий и сроков на уровне всех документов, а не только приёмки. Работа с маркировкой в текущих требованиях. Связь с фискальной кассой. Удобный интерфейс для фармацевта, где продажа делается сканером, а не мышкой. Отчёты по срокам, оборачиваемости и неликвиду.

Типичные ошибки

Приёмка без ввода серий «потом заполним». Продажа без сканирования, из-за которой серии в учёте не совпадают с фактом. Отсутствие ответственного за справочник: один препарат заведён тремя карточками с разными названиями.

Порядок внедрения в аптеке

1. Подготовить справочник товаров: единые названия, действующее вещество, форма выпуска, производитель
2. Провести инвентаризацию с вводом серий и сроков на каждую позицию
3. Настроить кассу и проверить сканирование кодов маркировки на реальных упаковках
4. Обучить фармацевтов: продажа, возврат, поиск аналога, работа с истекающими сроками
5. Запустить одну аптеку, затем подключать остальные

Отдельно договоритесь, кто отвечает за обработку уведомлений об отзыве серий и как быстро блокируется продажа. Это проверяется не на бумаге, а пробным прогоном: выберите любую серию и засеките, за сколько времени вы находите её остатки по всем точкам.