Ta’minot bo‘limi uchun Bitrix24: xarid arizalari va kelishuvlar

Ta’minot bo‘limi kompaniyaning ichki xizmati: ishlab chiqarish, ofis, filiallar va loyihalar unga ehtiyojlarini yuboradi. Arizalar turli kanallardan kelsa — og‘zaki, Telegram, pochta — ularni kuzatish, kelishish va muddatlarni nazorat qilish qiyinlashadi. Bitrix24 bu ishni bitta jarayonga yig‘ish uchun yetarli vositalarga ega.

Xarid arizasi qanday ko‘rinishi kerak

Ariza shaklida quyidagi maydonlar bo‘lsin:

• nima kerak: nomi, xususiyatlari, miqdori, o‘lchov birligi;
• qaysi bo‘lim yoki loyiha uchun;
• qachongacha kerak;
• asoslash: nima uchun kerak, nimaning o‘rniga;
• ilovalar: chizma, namuna surati, tavsiya qilingan yetkazib beruvchi.

Maydonlar aniq bo‘lsa, ta’minotchi ariza beruvchiga qayta-qayta savol bermaydi.

Arizani qayerda yuritish

Bitrix24’da arizalar uchun smart-jarayon yaratish qulay: u o‘z bosqichlari, maydonlari va kartochkasiga ega bo‘lgan alohida ob’ekt. Bosqichlar taxminan shunday:

1. Yangi ariza
2. Kelishuvda
3. Yetkazib beruvchi tanlanmoqda
4. To‘lovda
5. Yetkazib berilmoqda
6. Qabul qilindi
7. Rad etildi

Kanban ko‘rinishida ta’minot bo‘limi barcha arizalarni bosqichlar bo‘yicha ko‘radi, ariza beruvchi esa o‘z arizasi qayerda turganini so‘ramasdan biladi.

Kelishuv jarayoni

Biznes-jarayon orqali kelishuv avtomatlashtiriladi: ariza yaratilganda u bo‘lim rahbariga, keyin moliya bo‘limiga yuboriladi. Har bir kelishuvchi tasdiqlaydi yoki izoh bilan qaytaradi. Shartlar qo‘shish mumkin: masalan, ma’lum toifadagi xaridlar qo‘shimcha ravishda texnik mutaxassis orqali o‘tadi. Kim qachon nima deb javob bergani tarixda saqlanadi.

Yetkazib beruvchilar bazasi

Yetkazib beruvchilarni CRMda kompaniya sifatida yuriting: kontaktlar, rekvizitlar, shartnomalar, qaysi toifadagi tovarlarni beradi, oldingi xaridlar tarixi. Ishdan keyin qisqa baho qo‘ying — muddatga rioya, sifat, hujjatlar. Keyingi tanlovda bu baho ta’minotchi uchun foydali ma’lumot bo‘ladi.

Tijoriy takliflarni solishtirish

Muhim xaridlar uchun bir nechta yetkazib beruvchidan taklif olish qoidasi bo‘lsa, takliflarni ariza kartochkasiga biriktiring. Kelishuvchilar tanlov asosini ko‘radi va qaror shaffof bo‘ladi.

1C bilan bog‘lanish

Agar ombor va buxgalteriya 1C’da yuritilsa, tasdiqlangan ariza ma’lumotlarini u yerga uzatish yoki tovar kirim bo‘lganda Bitrix24’dagi ariza holatini yangilash ikki tizim orasidagi takroriy kiritishni yo‘qotadi. Bu integratsiyani keyinroq, jarayon barqarorlashgach qilish mumkin.

Hisobotlar

• Bo‘limlar bo‘yicha arizalar soni va holati
• Kelishuvda qancha vaqt o‘tadi
• Muddati o‘tgan arizalar
• Yetkazib beruvchilar bo‘yicha xaridlar

Joriy etishda e’tibor beriladigan joylar

Kelishuv zanjirini haddan tashqari uzun qilmang: har bir qo‘shimcha bosqich ariza yo‘lini sekinlashtiradi. Kichik va takroriy xaridlar uchun soddalashtirilgan yo‘l bo‘lsin. Eng muhimi — ariza faqat tizim orqali qabul qilinishi haqida rahbariyat qarori: chatda kelgan so‘rovga ta’minotchi «iltimos, Bitrix24’da ariza qoldiring» deb javob beradi.