Битрикс24 для отдела снабжения: заявки на закупку и согласования

Отдел снабжения живёт в потоке просьб: цеху нужны расходники, офису — картриджи, объекту — материалы. Если заявки приходят в мессенджерах и устно, снабженец держит всё в голове или в таблице, а заявитель не знает, на каком этапе его просьба. Битрикс24 позволяет превратить этот поток в понятный процесс: заявка, согласование, закупка, поставка.

Заявка на закупку

Начните с единой формы заявки. В ней обязательные поля:

• что нужно купить и в каком количестве
• для какого подразделения или объекта
• к какому сроку
• обоснование, если закупка нестандартная
• ссылка или пример, если нужна конкретная модель

Форму удобно сделать через смарт-процесс или бизнес-процесс в списках. Заявитель заполняет её в портале или в мобильном приложении, и заявка получает номер и статус.

Согласование

Не каждую заявку нужно согласовывать с директором. Настройте маршрут в зависимости от условий: типовые расходники — сразу в работу снабженцу; закупки определённой категории или для определённого подразделения — через руководителя; крупные и нестандартные — через финансового директора. Бизнес-процесс сам отправляет задание согласующему, а при отказе возвращает заявку с комментарием.

Порядок шагов:

1. Заявитель создаёт заявку
2. Руководитель подразделения согласует или отклоняет
3. При необходимости — согласование финансов
4. Снабженец получает задание в работу
5. Заявитель видит статус на каждом этапе

Выбор поставщика

В карточке заявки снабженец фиксирует запрошенные предложения и выбранного поставщика с обоснованием. Для повторяющихся закупок это создаёт историю: у кого покупали, какие были сроки поставки, были ли проблемы с качеством. Поставщиков удобно вести в CRM как компании с отдельным типом — тогда видна вся переписка и документы по каждому.

Контроль поставки

После заказа заявка не закрывается. Статусы «Заказано», «В пути», «Получено», «Передано заявителю» показывают, где сейчас товар. Снабженец ставит ожидаемую дату поставки, и система напоминает, если она прошла. Заявитель подтверждает получение — только тогда заявка закрывается.

Связь с учётом

Битрикс24 ведёт процесс, а складской и бухгалтерский учёт обычно остаётся в 1С. Связка нужна, чтобы не вводить данные дважды: согласованная заявка может создавать документ заказа поставщику в учётной системе, а поступление на склад — менять статус заявки. Это делается через готовые коннекторы или собственную интеграцию.

Срочные заявки

В снабжении всегда будут ситуации «нужно сегодня»: сломалась деталь, на объекте закончился материал. Если загнать такие заявки в общий маршрут, процесс начнут обходить звонками. Лучше предусмотреть отдельный признак срочности: заявка с ним идёт по короткому маршруту, сразу получает ответственного и уведомление руководителю. Чтобы признаком не злоупотребляли, в отчётах видно, кто и как часто ставит срочность, и это повод поговорить о планировании.

Мобильное приложение для заявителей

Прорабы, мастера цехов и водители редко сидят за компьютером. Мобильное приложение Битрикс24 позволяет создать заявку с телефона, приложить фото нужной детали или упаковки, посмотреть статус и подтвердить получение. Для сотрудников без доступа к порталу заявки можно принимать через Telegram-бота, связанного с порталом через API. Главное — чтобы любой путь приводил заявку в один и тот же процесс.

Отчёты для руководителя

• сколько заявок в работе и сколько просрочено
• среднее время от заявки до получения
• какие подразделения заказывают чаще всего
• какие поставщики срывают сроки
• на каком этапе согласования заявки задерживаются дольше

Ошибки при внедрении

Сделать слишком длинный маршрут согласования — заявки будут висеть неделями. Не обязать заявителей пользоваться формой — снабженцы продолжат получать просьбы в мессенджерах. Не продумать срочные заявки — для них нужен короткий путь. Если хотите перевести снабжение в Битрикс24, опишите текущий порядок закупок — поможем спроектировать процесс.