amoCRM’da saralanmagan arizalar: kiruvchi murojaatlarni qanday yo‘qotmaslik

amoCRM’da voronkaning eng chap ustuni — «Saralanmagan» bosqichi (interfeys tiliga qarab nomi boshqacha yozilishi mumkin). Sayt formalari, messenjerlar, pochta va qo‘ng‘iroqlar orqali kelgan yangi murojaatlar avval shu yerga tushadi. Bu yerdan ular qabul qilinadi — bitimga aylanadi — yoki rad etiladi.

Nima uchun bu bosqich bor

Barcha kiruvchi murojaatlar ham haqiqiy mijoz emas. Spam, reklama takliflari, xato raqamlar, ish izlovchilar, yetkazib beruvchilar xabarlari ham keladi. Agar har biri darhol bitimga aylansa, voronka axlat bilan to‘ladi va hisobotlar buziladi. Saralanmagan bosqich — filtr: inson yoki qoida murojaatni ko‘rib, uni qabul qilish kerakligini hal qiladi.

Qabul qilish va rad etish

Murojaat kartochkasida xabar matni, manba va kontakt ko‘rinadi. Ikki variant:

• Qabul qilish — murojaat bitimga aylanadi va voronkaning birinchi ish bosqichiga o‘tadi, mas’ul tayinlanadi
• Rad etish — murojaat yopiladi; telefon yoki chat bo‘lsa, bu manbani keyinchalik bloklash ham mumkin

Mavjud bitimga biriktirish imkoniyati ham bor — agar mijoz allaqachon ishlanayotgan bo‘lsa.

Asosiy xavf: hech kim qaramaydi

Eng ko‘p uchraydigan muammo — saralanmagan bosqichda kunlab yotgan arizalar. Menejerlar o‘z bitimlarini ko‘radi, bu ustun esa «hech kimniki». Natijada mijoz bir kun javob kutadi va boshqa kompaniyaga ketadi. Yechimlar:

1. Mas’ul tayinlang — kim saralanmaganlarni kuzatishi kerakligi aniq bo‘lsin
2. Javob muddati qoidasi — masalan, ish vaqtida bir necha daqiqa
3. Bildirishnomalar — yangi murojaat haqida mas’ulga darhol xabar
4. Kunlik nazorat — kun oxirida bu ustun bo‘sh bo‘lishi kerak

Avtomatik qabul

Agar barcha kiruvchi murojaatlar haqiqiy mijozlardan bo‘lsa (masalan, faqat sayt formasidan), saralashni o‘tkazib yuborish mumkin: murojaatlar darhol bitimga aylanib, taqsimlash qoidasi bo‘yicha menejerga tushadi. Bu javob vaqtini qisqartiradi. Lekin spam ko‘p keladigan kanallar uchun qo‘lda saralashni qoldirgan ma’qul.

Kanallar bo‘yicha farq

Turli kanallar uchun turli qoidalar o‘rnatish mumkin: sayt formasi — avtomatik qabul, Instagram Direct — qo‘lda saralash, pochta — qo‘lda. Har bir kanal uchun qaysi voronka va qaysi bosqichga tushishini ham belgilang.

Statistika

Rad etilgan murojaatlar sonini kanallar bo‘yicha ko‘rib chiqing. Biror kanaldan juda ko‘p spam kelsa — formaga himoya qo‘shish yoki kanal sozlamalarini o‘zgartirish kerak. Qabul qilingan va keyin sotuvga aylangan murojaatlar ulushi esa kanal sifatini ko‘rsatadi.

Saralash qoidalari

Mas’ul uchun qisqa yo‘riqnoma yozing:

• Qanday murojaatlar qabul qilinadi
• Qanday murojaatlar rad etiladi
• Hamkorlik takliflari va yetkazib beruvchilar xabarlari kimga yo‘naltiriladi
• Ish izlovchilar HR’ga qanday uzatiladi

Tipik xatolar

• Saralanmaganlar uchun mas’ul yo‘q
• Haqiqiy mijozlar spam deb rad etilgan, chunki xabar qisqa edi
• Dam olish kunlari kelgan murojaatlar dushanbagacha yotadi
• Barcha kanallar uchun bitta qoida

«Saralanmagan» ustuni har kuni oxirida bo‘sh bo‘lsa — kiruvchi oqim nazorat ostida.