Бот для учёта чеков и расходов: сотрудники отправляют фото

Водители, торговые представители, снабженцы, мастера на выездах — у многих сотрудников есть подотчётные деньги или корпоративные карты. Отчитываются они чеками, которые копятся в карманах и бардачках и сдаются бухгалтерии в конце месяца, часть — потерянными или нечитаемыми. Бот в Telegram позволяет отправить чек сразу после покупки: сфотографировал, выбрал категорию, готово.

Как это выглядит для сотрудника

Сотрудник открывает бота и отправляет фото чека или сканирует QR-код. Бот распознаёт сумму, дату и продавца, просит выбрать категорию расхода — топливо, материалы, транспорт, питание в командировке — и, при необходимости, объект или проект. Чек сохранён, а сотрудник сразу видит, сколько потратил за период и сколько осталось от аванса. Если чек забыли отправить сразу, бот вечером напоминает тем, у кого по корпоративной карте есть операции без чеков.

Распознавание

Есть два источника данных. Фото чека распознаётся сервисом оптического распознавания текста, после чего из текста извлекаются сумма, дата и продавец. Если на чеке есть QR-код для проверки фискального чека, бот может прочитать его и получить данные из него — это точнее, чем распознавание фотографии. Какие данные содержит QR-код и как с ним работать, нужно проверить на реальных чеках ваших поставщиков.

Сотрудник подтверждает или исправляет распознанные значения. Это защищает от ошибок распознавания. Если связь плохая, бот принимает фото и обрабатывает его позже, а сотрудник получает уведомление, когда данные готовы к подтверждению.

Категории и привязка

• Категория расхода по справочнику компании
• Объект, проект, машина или подразделение
• Комментарий: зачем куплено
• Фото товара или накладной, если требуется

Привязка к объекту позволяет видеть затраты по проектам, а не только по сотрудникам.

Проверка и согласование

Руководитель или бухгалтер видит поступающие чеки, может согласовать или отклонить их с комментарием. Правила помогают автоматически подсвечивать подозрительные траты: расход вне рабочего времени, дублирующийся чек, сумма выше лимита, категория, не разрешённая для этого сотрудника. Для топлива полезно сравнивать объём по чекам с пробегом машины и нормой расхода: расхождения видны уже через неделю, а не по итогам квартала.

Авансовые отчёты и выгрузка

В конце периода бот формирует отчёт по каждому сотруднику: выданный аванс, расходы по категориям, остаток. Данные выгружаются в учётную систему или в файл для бухгалтерии. Оригиналы бумажных чеков, если их требуется хранить, сотрудник сдаёт по списку из бота, а не россыпью.

Корпоративные карты

Если сотрудники платят корпоративными картами, бот может сопоставлять загруженные чеки с операциями по карте из банковской выписки. Операции без чека попадают в список, и бот напоминает сотруднику загрузить недостающее.

Что учесть

Требования к документам, подтверждающим расходы для бухгалтерского и налогового учёта, определяются законодательством. Фото чека может не заменять оригинал для целей налогового учёта, поэтому уточните у бухгалтера, какие документы нужны. Права доступа: сотрудник видит только свои чеки. Хранение фото на сервере компании с резервными копиями.

Эффект

Чеки не теряются, бухгалтерия получает данные ежедневно, а не в конце месяца, руководитель видит расходы по объектам в реальном времени, а сотрудникам не нужно заполнять отчёты вручную. Начинать удобно с одной группы сотрудников с наибольшим числом чеков — например, водителей или снабженцев, — а затем подключать остальных.