Миграция данных при смене системы: как ничего не потерять

Миграция данных — перенос информации из старой системы в новую при внедрении новой учётной системы, CRM, складской программы. Это один из самых рискованных этапов: ошибки приводят к потере данных, неверным остаткам и долгам, остановке работы.

Инвентаризация

Какие данные есть в старой системе, какие нужно перенести, какие можно оставить в архиве. Справочники, остатки, открытые документы, история — у каждого типа своё решение.

Сопоставление полей

Структура данных в старой и новой системе различается. Для каждого поля определяется, куда оно переносится и как преобразуется. Например, одно поле адреса может разделиться на несколько.

Очистка

Перед переносом удаляются дубли, исправляются ошибки, заполняются пропуски, удаляются устаревшие записи. Перенос мусора в новую систему лишает смысла её внедрение.

Тестовая миграция

Перенос выполняется сначала в тестовую среду. Пользователи проверяют: всё ли перенесено, правильно ли выглядят данные, сходятся ли итоговые суммы и остатки.

Проверка

• Количество записей до и после
• Контрольные суммы: остатки, долги, обороты
• Выборочная проверка конкретных записей
• Проверка связей: клиент — заказы — оплаты

Переключение

Окончательный перенос проводится в выбранный момент, обычно на выходных или в начале периода. Работа в старой системе останавливается, данные переносятся, проверяются, и сотрудники переходят в новую систему.

План отката

Если что-то пошло не так, нужно иметь возможность вернуться к старой системе. Старая система и её данные сохраняются до подтверждения успешной миграции.

Ошибки

Перенос без очистки, отсутствие тестовой миграции, проверка «на глаз», отключение старой системы сразу после переноса. Каждая из этих ошибок может обойтись дорого.