Учёт в общепите: себестоимость блюд и списания

В общепите выручка видна сразу, а себестоимость — нет. Продукты закупаются партиями, перерабатываются в полуфабрикаты, частично портятся, частично уходят на питание персонала, а иногда просто исчезают. Без учёта по техкартам владелец узнаёт о проблеме, когда денег на закупку не хватает, хотя зал полный. Автоматизация учёта в общепите строится вокруг одного вопроса: сколько продуктов должно было уйти и сколько ушло на самом деле.

Техкарты как основа

Техкарта описывает, из чего состоит порция блюда: продукты, вес брутто и нетто, выход. Учёт по техкартам позволяет системе при каждой продаже списывать продукты автоматически. Без точных техкарт все остальные расчёты бессмысленны.

Техкарты нужно составлять на практике, а не по сборникам рецептур: взвесить продукты на нескольких реальных порциях вместе с поваром, учесть потери при очистке и тепловой обработке. Когда шеф меняет рецепт, техкарта меняется в тот же день, иначе учёт начинает расходиться с кухней.

Полуфабрикаты

Многие блюда готовятся из заготовок: соусы, тесто, бульоны, нарезка, маринованное мясо. Заготовка — это отдельная техкарта, которая списывает сырьё при производстве и сама списывается при продаже блюда. Учёт полуфабрикатов показывает, сколько заготовок сделано и сколько использовано, и помогает планировать их количество под реальный спрос.

Себестоимость блюда

Система считает себестоимость каждого блюда по текущим закупочным ценам. Когда поставщик поднимает цену на мясо или овощи, себестоимость пересчитывается сразу, и видно, какие блюда стали менее выгодными. Отчёт по маржинальности меню показывает блюда-лидеры, которые хорошо продаются и хорошо зарабатывают, и блюда, которые занимают место в меню без пользы.

Списания и потери

Не всё, что ушло со склада, продано. Испорченные продукты, брак при приготовлении, возвраты от гостей, дегустации, питание персонала — всё это оформляется актами списания с указанием причины. Если списания не оформляются, они превращаются в «недостачу» при инвентаризации, и причина остаётся неизвестной.

Инвентаризации

• Полная инвентаризация раз в месяц
• Еженедельная проверка дорогих и быстро расходуемых продуктов: мясо, рыба, алкоголь, сыры
• Ежедневная проверка остатков бара, если там самые большие риски
• Сравнение фактических остатков с расчётными по техкартам

Расхождение между теоретическим и фактическим расходом — ключевой показатель. Небольшие отклонения неизбежны, но если по мясу расхождение растёт месяц от месяца, нужно разбираться: неточные техкарты, большие порции, порча или хищения.

Фудкост

Фудкост — доля стоимости продуктов в цене блюда или в выручке. Система показывает его по блюдам, по категориям и по заведению в целом. Отслеживать стоит не только итоговое значение, но и его динамику: рост фудкоста при стабильных ценах поставщиков почти всегда означает потери на кухне или в баре.

Закупки

Остатки и расход по техкартам позволяют формировать заказы поставщикам по реальной потребности. Приёмка с весами и проверкой цен по накладной защищает от недовеса и незаметного роста цен.

Бар — отдельная зона риска

В баре потери возникают быстрее, чем на кухне: напитки разливаются порциями, бутылки вскрываются, остатки трудно оценить на глаз. Учёт ведётся по объёму в миллилитрах, а вскрытые бутылки взвешиваются при инвентаризации. Коктейли описываются техкартами так же, как блюда. Ежедневная проверка остатков крепкого алкоголя и сверка с продажами за смену быстро показывает, если бармен наливает «от себя».

Порядок внедрения

Составьте техкарты для всего меню, проведите инвентаризацию, настройте автоматическое списание при продаже. Затем введите регламент списаний и еженедельные проверки ключевых продуктов. Анализ фудкоста и маржинальности — после того, как учёт проработает хотя бы месяц и данные станут надёжными.