Автоматизация закупок: заявки, поставщики, остатки

Автоматизация закупок — использование систем для планирования, оформления и контроля закупок. Цель — закупать то, что нужно, в нужном количестве и вовремя, без излишков, которые замораживают деньги, и без дефицита, который теряет продажи.

Заявки подразделений

Сотрудники создают заявки в системе, а не в мессенджерах и на словах. Заявка проходит согласование по правилам и попадает к закупщику. Видно, кто что запросил и на каком этапе заявка.

Расчёт потребности

Система рассчитывает, сколько нужно закупить, на основе остатков, продаж за период, сезонности, сроков поставки и минимального запаса. Закупщик получает рекомендацию и корректирует её с учётом знаний о рынке.

Поставщики

• Карточки поставщиков с условиями и контактами
• История цен и сроков поставок
• Оценка надёжности поставщиков
• Сравнение предложений

Заказы и поставки

Заказ поставщику формируется из системы и отправляется автоматически. Система отслеживает сроки, напоминает о задержках, при поступлении сверяет полученное с заказанным.

Анализ закупочных цен

Динамика цен поставщиков, сравнение с рынком, влияние на себестоимость. Это помогает вести переговоры и вовремя менять поставщиков.

Интеграции

Закупки связаны со складом, учётом и продажами. Без интеграций расчёт потребности будет основан на устаревших данных.

Внедрение

Начните с единого порядка заявок и учёта заказов. Затем добавьте расчёт потребности для ключевых товаров. Прогнозирование на основе данных требует истории продаж, поэтому качество учёта — обязательное условие.

Результат

Меньше дефицита и излишков, быстрее оформление, прозрачность расходов и работы поставщиков.